Zonder het juiste systeem is het sorteren van post tijdrovend, is de kans op fouten groter en kunt u niet nagaan wie de post heeft gezien of wanneer.
In een digitale postkamer wordt alle binnenkomende post automatisch geregistreerd, geïdentificeerd, gevalideerd en met relevante indexgegevens verzonden naar de juiste systemen of mensen.
De voordelen van Canon's Digitale postkamer
Benefits
Geld besparen
Verbeter de efficiëntie en verminder afval
Benefits
Sneller reageren
Efficiëntere postverwerking leidt tot betere klantenservice
Benefits
Eenvoudiger delen
Bied uw medewerkers eenvoudig toegang tot hun post, waar ze zich ook bevinden
Benefits
Uw post beveiligen
Ontwikkel een veiligere manier om met vertrouwelijke informatie om te gaan
GEMEENTE EVERGEM IS KLAAR VOOR DE DIGITALE TOEKOMST
“
De nood aan een digitaal informatie systeem groeide met de dag, maar anderzijds wensten we ons niet vast te rijden in een oplossing die niet makkelijk te onderhouden en bij te sturen was
De gemeente Evergem wilde de communicatie met haar burgers verbeteren door alle informatie en meldingen die binnen kwamen, zowel via mail, briefwisseling of gewoon mondeling aan het loket, op een efficiënte manier te verwerken. Om dit te realiseren ging men op zoek naar een partner die deze digitale transformatie kon helpen verwezenlijken.
De oplossing
De gemeente Evergem trok radicaal de digitale kaart. Op basis van een centraal informatiemanagement systeem van Canon werd een digitale postkamer geïmplementeerd. Alle inkomende post werd voorzien van een barcode, ingescand en digitaal gedistribueerd aan de desbetreffende personen of diensten. In een volgende fase wordt ook de uitgaande post gedigitaliseerd, waardoor de cirkel helemaal rond is.
De voordelen
Nu worden alle binnenkomende meldingen geregistreerd in de digitale postkamer en worden de betrokkenen automatisch verwittigd van inkomende post. De administratie kan dan ook meteen zien in welke fase de opvolging van een bepaalde vraag of melding zit. De tijd die hiermee gewonnen wordt is enorm, want bij een vraag van de burger kunnen we nu meteen een correct en adequaat antwoord geven
Als internationale aanbieder van levensverzekeringen, pensioenen en activabeheer, was Aegon op zoek naar een snellere manier om post te verwerken van de 2 miljoen klanten in het Verenigd Koninkrijk. Het inefficiënte systeem voor postverwerking was niet alleen duur en arbeidsintensief, maar het had ook een negatief effect op de geleverde klantenservice.
De oplossing
Met een gefaseerde aanpak hielp Canon de postverwerkingstechnologie van Aegon te transformeren door Canon's Digitale postkamer te implementeren. De doelstelling was om de belangrijkste workflows te stroomlijnen en te automatiseren, en de verwerking en opslag van post te centraliseren op een nieuwe, externe locatie.
De voordelen
Dankzij deze oplossing wordt post tot 50% sneller verwerkt, zijn de arbeidskosten gehalveerd en is in totaal een kostenbesparing van 25% gerealiseerd door minder te printen en de papieropslag te beperken. Niet alleen steeg de klanttevredenheid door de snellere responstijden, het nieuwe systeem bood Aegon ook volledige procescontrole en zorgde voor minder risico's op het gebied van de naleving van de regelgeving.
)
)
)
)
