Voorbereiding, levering & installatie

1. Welke informatie hebben we voor de levering nodig?

Voor een optimale voorbereiding en een soepele levering is het belangrijk dat u ons de benodigde informatie tijdig verstrekt en benodigde voorbereidingen binnen de gevraagde tijdslimieten treft. Dit is van belang voor het inschatten van de complexiteit van de leveringsomstandigheden, de aansturing van de pre-configuratie van de apparatuur, de inrichting van de ondersteunende systemen, aansturing van onze vervoerder en inplannen van gekwalificeerde engineers.

Deze gegevens verzamelen wij via het Canon Implementation Document (CID) en zijn cruciaal voor een correcte en efficiënte levering en eventuele terugname van oude apparaten. Bij grotere projecten met meerdere locaties zullen deze gegevens projectmatig met behulp van andere documenten verzameld worden.

U ontvangt van ons een e-mail met het Canon Implementation Document in bijlage. De verzender van deze e-mail is CID@canon.be. Wij vragen u om dit document volledig ingevuld terug te sturen naar datzelfde e-mail adres. Gelieve de originele opmaak (Excel) niet te wijzigen of er geen ander bestandstype (bvb .pdf) van te maken.

Om vertraging en verstoring van de levering, inclusief extra kosten, te voorkomen, is het noodzakelijk dat u ons de benodigde informatie tijdig verstrekt en de voorbereidende stappen binnen de gevraagde tijdslimieten afrondt. Indien nodig zal een gekwalificeerde Canon medewerker tijdig contact met u opnemen om u te helpen bij het invullen van het Canon Implementation Document.

Om u wegwijs te maken in de informatie die wij van u verwachten, laten wij u graag een voorbeeld zien van een correct ingevuld Canon Implementation Document (CID).

Voorbeeld CID

Voor het uitvoeren van de door u ingekochte dienstverlening is het nodig dat in uw organisatie hiervoor een aantal rollen (verantwoordelijken) benoemd zijn. De contactpersonen hiervoor worden niet alleen tijdens de oplevering betrokken maar kunnen ook gedurende de looptijd van het contract door ons gecontacteerd worden. Het gaat om:

• IT contactpersoon: Als wij problemen met uw netwerk of internetverbinding constateren, waardoor onze dienstverlening verstoord geraakt is, zullen wij deze persoon contacteren zodat wij samen voor een oplossing kunnen zorgen.
• Toner stock verantwoordelijke: Met deze persoon maken wij specifieke afspraken over de inrichting van de (centrale) tonervoorraad en -leveringen. Deze persoon krijgt automatische meldingen over geplaatste tonerbestellingen en geplande leveringen ervan. Deze persoon wordt door ons gecontacteerd bij tonervoorraadproblemen.
• Apparaat-verantwoordelijke: Als onze supportorganisatie een vraag of aanbeveling over een bepaald apparaat heeft, zullen wij contact nemen met de apparaat-verantwoordelijke. Bijvoorbeeld voor meer informatie over een gemeld incident of wanneer wij een communicatieverstoring tussen het apparaat en Canon constateren. Dat laatste heeft gevolgen voor onze dienstverlening omdat het automatisch lezen van tellerstanden, -leveren van toner, -doorgeven van storingen, -up-to-date houden van machinefirmware dan niet functioneert.

Mogen wij u vragen om eventuele aanpassingen in uw netwerkomgeving, interne verhuizen van apparaten en of wijzigingen van verantwoordelijken onmiddellijk te melden zodat wij daar rekening mee kunnen houden. Alleen op die manier kunnen wij een optimale serviceverlening garanderen.

In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt de door u verstrekte informatie alleen gebruikt voor de configuratie, levering en registratie van uw apparatuur om de door u ingekochte diensten zoals Device Management Service of e-Maintenance, te kunnen leveren.

3. Hoe bereid u de locatie van aflevering voor?

• Op locatie dient vanuit uw organisatie altijd iemand aanwezig te zijn om de apparatuur in ontvangst te kunnen nemen;
• De vervoerder heeft op laad- en los afstand van het afleveradres, voldoende ruimte nodig om de vrachtwagen te parkeren en te kunnen laden en lossen;
• De deuropeningen en liftcapaciteit dienen in overeenstemming zijn met de afmetingen en het gewicht van de apparatuur;
• Zorg ervoor dat de weg naar de beoogde interne locatie vrij van obstakels en veilig is;
• Aan de voor- en zijkanten van het apparaat dient genoeg vrije ruimte te zijn (minimaal 80cm). Dit geldt ook voor de achterkant als het apparaat niet eenvoudig verplaatst kan worden;
• Tafelmodellen dienen op tafelhoogte geplaatst te worden, niet op de vloer of een hoge kast;
• Er dient een wandcontactdoos beschikbaar te zijn binnen 1,5 meter van de locatie van het apparaat (voedingskabel wordt door Canon geleverd);
• Er dient een aangesloten patchpunt en geschikte netwerkkabel (RJ-45) beschikbaar te zijn (netwerkkabel wordt niet door Canon geleverd).

Indien de locatie niet aan bovenstaande vereisten kan voldoen, of u twijfelt hierover, neem dan contact op met de afdeling Order Management via cbl-finalmileplanning@canon.be of telefonisch via 02 729 48 14 of 02 722 04 73. Wij kunnen dan tegen een geringe vergoeding de locatie bezoeken en vaststellen welke voorbereidingen aan uw en onze kant nodig zijn.