Van papier tot vooruitgang: hoe slimmer HR-informatiemanagement zorgt voor strategische impact

Maar waarom heeft de HR-manier van werken al deze ontwikkelingen niet bijgehouden? Kortom, waarom kopiëren zo veel HR-medewerkers nog steeds contracten en blijven ze handmatig gegevens invoeren in spreadsheets alsof het 2005 is?

Hoewel HR in veel organisaties door de wijdverspreide veranderingen in het wervingsbeleid en de werkwijzen in de schijnwerpers is geplaatst en de overgang van een tactische functie naar een strategische prioriteit is versneld, worden veel HR-afdelingen nog steeds geplaagd door handmatige processen, trage workflows en gefragmenteerde systemen.

Ondanks de vooruitgang op het gebied van werkplektechnologie beoordeelt 48% van de HR-professionals hun eigen informatiemanagement als middelmatig of slecht¹. Veel organisaties vertrouwen nog steeds op papieren processen, e-mailketens en spreadsheets voor het bijhouden van personeelsdossiers, compliance en prestatiebeoordelingen. Deze inefficiëntie verspilt tijd, verhoogt risico's en beperkt het vermogen van HR om strategische waarde te leveren.

HR-teams kunnen alleen de meeste waarde toevoegen in moderne organisaties als er een verschuiving plaatsvindt van de tijd die ze besteden aan het reactief voltooien van taken, naar het anticiperen op de behoeften van de organisatie. Hiervoor hebben HR-teams de tools nodig om de administratie efficiënter te laten verlopen, en met minder toezicht, zodat ze veranderingen in hun organisaties kunnen doorvoeren.

Wanneer HR-processen niet werken, heeft dit impact op de hele organisatie.

Een slechte onboarding-ervaring kan bijvoorbeeld een blijvende indruk maken. De impact kan ernstig zijn, wanneer één op de vier medewerkers zich binnen de eerste drie maanden in de steek gelaten voelt². Slechte systemen brengen ook potentiële compliancerisico's met zich mee; 31% van de organisaties geeft aan dat de beveiliging van hun HR-gegevens onvoldoende is³. Deze inefficiënties verhogen het personeelsverloop, creëren governancerisico's en voorkomen dat HR strategische prioriteiten nastreeft.

HR-teams besteden gemiddeld vijf uur of meer per week aan administratieve taken⁴ - en bij grotere organisaties stijgt dit aantal sterk. Als er geen effectieve digitale systemen zijn, besteden HR-professionals meer tijd aan het controleren van goedkeuringen, het handmatig bijhouden van compliance en het opstellen van rapporten, in plaats van zich te richten op talentstrategie.

HR-afdelingen verwerken gevoelige gegevens van medewerkers, maar veel afdelingen vertrouwen nog steeds op losse spreadsheets, papieren records of verouderde systemen. De AVG-boetes alleen al bedroegen in de EU meer dan € 2,1 miljard in 2023⁵. Zonder veilige, geautomatiseerde compliance tracking in HR lopen organisaties een verhoogd juridisch risico.

HR-teams beschikken over waardevolle personeelsgegevens, maar beschikken vaak niet over de tools om ze te analyseren en ernaar te handelen. Terwijl HR-leidinggevenden een meer strategische positie willen aannemen in relatie tot managementteams, is het van cruciaal belang om realtime inzicht te krijgen in medewerkerstrends, hiaten in vaardigheden en retentierisico's om besluitvorming om te zetten naar proactief in plaats van reactief⁶.

Toonaangevende organisaties stappen over op geautomatiseerde 'digital first' HR-processen die de administratietijd verkorten, de beveiliging verbeteren en inzichten op basis van gegevens ontsluiten. Hierdoor zien ze voordelen die veel verder gaan dan traditioneel HR-personeelsmanagement.

HR-teams die gebruikmaken van automatisering, verminderen hun administratieve taken aanzienlijk. Canon Italië heeft bijvoorbeeld intern een digitaal HR-casemanagementsysteem geïmplementeerd, waarmee de administratietijd met 15% is verminderd en de compliance tracking is verbeterd⁷. Met functies zoals Self Service HR-Portals kunnen medewerkers zonder handmatige HR-interventie toegang krijgen tot beleidsregels, verlof aanvragen en records bijwerken, waardoor het aantal aanvragen met wel 50% kan worden verminderd⁸.

Geautomatiseerde documenttracering, compliancemonitoring en veilige, op rollen gebaseerde toegang tot HR-informatie verminderen de compliance- en beveiligingsrisico's aanzienlijk. Er is hier goede vooruitgang geboekt, waarbij meer dan 53% van de IT-leiders al geautomatiseerde beveiligingsmaatregelen voor HR-records implementeert om onbevoegde toegang te voorkomen⁹.

HR-teams gebruiken verschillende methoden om cruciale personeelsgegevens zoals verloop- en betrokkenheidstrends te volgen. Bij veel van deze methoden moeten HR-medewerkers handmatig informatie uit verschillende bronnen bekijken en statusrapporten samenstellen. Realtime dashboards bieden directe toegang tot deze gegevens, terwijl HR-managers met voorspellende analyses kunnen anticiperen op wervingsbehoeften, verlooprisico's kunnen identificeren en kunnen plannen voor toekomstige hiaten in vaardigheden¹⁰.

HR draait vooral om mensen, niet om processen. Een digitale aanpak verbetert de onboarding, het bijhouden van prestaties en de toegankelijkheid van HR-services, waardoor medewerkers de probleemloze digitale ervaring krijgen die ze verwachten. Uit onderzoek van Canon blijkt dat organisaties die hun HR-systemen moderniseren, een toename van 25% in de tevredenheid van medewerkers zien¹¹.

Voor veel HR-teams kan het digitaliseren van informatiemanagement overweldigend lijken. Het goede nieuws is dat transformatie niet moeizaam hoeft te zijn of van de ene op de andere dag moet plaatsvinden. Een gestructureerde, gefaseerde aanpak zorgt voor snelle resultaten en legt tegelijkertijd de basis voor digitalisering op de lange termijn.

1. Huidige inefficiënties beoordelen - identificeer knelpunten in HR-workflows en compliancetracking.
2. Een geïntegreerd HR-informatiesysteem (HRIS) selecteren - controleer of het systeem functies bevat rondom automatisering, analyses en beveiligde toegangscontroles.
3. Personeelsdossiers digitaliseren en centraliseren - stap over van papieren naar digitale opslag voor snellere toegang en betere beveiliging.
4. Belangrijke HR-workflows automatiseren - begin met gebieden zoals onboarding, compliancetracking en prestatiemanagement om snel resultaat te boeken.
5. Compliance en beveiliging verbeteren - implementeer geautomatiseerd beleid voor het bewaren van documenten, auditlogboeken en rolgebaseerde toegang.
6. Acceptatie ondersteunen met training en verandermanagement - zorg ervoor dat HR-teams en medewerkers zich op hun gemak voelen bij het gebruik van de nieuwe systemen.

HR-leidinggevenden hebben een unieke kans om hun rol in de organisatie opnieuw te definiëren. Ze worden niet langer beschouwd als beheerders, maar ze worden strategische aanjagers, personeelsplanners en belangrijke besluitvormers. Maar daarvoor hebben ze moderne, digitale tools nodig waarmee ze zich kunnen richten op mensen, niet op papierwerk.

De verschuiving naar intelligent informatiemanagement draait niet alleen om efficiëntie, maar is een fundamentele verandering in de manier waarop HR werkt. Degenen die moderniseren, verbeteren de ervaringen van medewerkers, versterken de compliance en krijgen de inzichten die nodig zijn om het succes van het bedrijf te bevorderen.

De vraag is niet langer of de HR-functie moet digitaliseren, maar hoe snel uw organisatie in beweging kan komen.