De drie onopvallende knelpunten in uw zakelijke activiteiten (en hoe u deze kunt oplossen)

Ondanks dat operational managers aanzienlijk hebben geïnvesteerd in ERP-platforms (Enterprise Resource Planning), workflowautomatisering en cloudgebaseerde tools, kampen veel organisaties toch nog met inefficiënties, nalevingsrisico's en gefragmenteerde processen die hun activiteiten vertragen.

De reden hiervoor is dat de huidige uitdaging voor operationele teams niet langer bestaat in het digitaliseren van workflows, maar in het integreren van workflows in de bredere organisatie om de efficiëntie en compliance te verbeteren en de flexibiliteit van de organisatie te vergroten.

Het is duidelijk dat technologie alleen onvoldoende garantie is voor efficiëntie. Veel workflows verlopen ten minste deels handmatig, waarbij gegevens in silo's zijn opgesloten, goedkeuringen achterlopen en compliance tracking menselijk toezicht vereist. Het is dan ook geen verrassing dat 69% van de operations en supply chain managers aangeeft dat hun investeringen in technologie niet de verwachte resultaten hebben opgeleverd¹, aldus onderzoek door PWC.

Door de focus te richten op drie vaak over het hoofd geziene uitdagingen van handmatige processen, waaronder niet-verbonden systemen en gebrek aan inzicht in compliance, kunnen operations managers informatieknelpunten wegnemen en het volledige potentieel van hun digitale investeringen benutten.

Ondanks dat de meeste papieren processen intussen verdwenen zijn, bestaan er nog steeds inefficiënties in semi-automatische workflows, niet-verbonden systemen en blinde vlekken in compliance. Het aanpakken van deze uitdagingen vraagt niet zozeer om meer technologie, maar om een slimmere, meer verbonden benadering van informatiebeheer.

Mensen leven dan wel in moderne, gedigitaliseerde omgevingen, toch werken ze vaak op steeds meer achterhaalde manieren aan bedrijfskritische workflows. Processen zoals het goedkeuren van facturen, compliancerapportages en postverwerking omvatten nog regelmatig onnodige handmatige gegevensinvoer, e-mailketens en losstaande spreadsheets.

De crediteurenadministratie is hier een goed voorbeeld van. Veel crediteurenteams werken nog steeds met op e-mail gebaseerde goedkeuringen van facturen en handmatige gegevensinvoer, waardoor talrijke vertragingen en kostbare fouten ontstaan. Daarentegen kunnen correct geautomatiseerde registratie, validatie en goedkeuring van facturen de cashflow versnellen, de nauwkeurigheid verbeteren en financiële teams vrijmaken voor meer strategisch werk.

Losstaande of silogebaseerde systemen vertragen zakelijke activiteiten aanzienlijk. Bij gebrek aan een naadloze integratie van systemen moeten werknemers handmatig gegevens overdragen tussen ERP-, CRM-, financiële en documentbeheerplatforms. Het gevolg: fouten, knelpunten en nog meer verloren tijd.

Het contractbeheerproces is een klassiek voorbeeld. Veel organisaties gebruiken nog steeds e-mail en spreadsheets om hun contracten te beheren, waardoor elke vorm van goedkeuringscontrole, versiebeheer en compliancehandhaving moeilijk wordt. Automatisering van deze contractworkflows – van concept tot goedkeuring en uitvoering – biedt volledig inzicht in het proces, snellere doorlooptijden en doorlopende compliancetracking.

Het aantal regelgevingseisen neemt toe, maar veel organisaties hebben geen inzicht in potentiële risico's op het gebied van documentbeveiliging, informatiebeheer en algemene naleving van regelgeving. Zo maakt 53% van de organisaties geen gebruik van geautomatiseerde toegangsrechten voor documenten² , waardoor het risico op boetes en negatieve PR aanzienlijk toeneemt.

Een eenvoudige oplossing voor deze uitdagingen is digitale postverwerking. Dit helpt de compliance te stroomlijnen door binnenkomende documenten automatisch vast te leggen en te routeren. Of ze nu binnenkomen als e-mail, scans of digitaal formulier. Met digitale postverwerking komt elk bedrijfsdocument onmiddellijk bij de juiste persoon of het juiste team terecht en valt gevoelige informatie niet in de verkeerde handen.

Beter informatiemanagement levert veel voordelen op voor uw organisatie en verhoogt de veerkracht, flexibiliteit en kosteneffectiviteit in de hele onderneming. Maar zoals we in het laatste gedeelte zeiden, worstelen zelfs organisaties die de overstap naar digitale processen en workflows hebben gemaakt, vaak met onvolledige automatisering, datasilo's en beveiligingsproblemen die de besluitvorming belemmeren. Hoe kunnen operationele teams de mogelijkheden van hun digitale investeringen ontgrendelen?

Het verminderen van handmatige interventie in belangrijke workflows kan de efficiëntie van kernbedrijfsprocessen aanzienlijk verbeteren. Volgens onderzoek³ van Canon kan effectieve automatisering verwerkingstijden met wel 50% verkorten. Die tijd kunnen teams vervolgens besteden aan strategische verbeteringen in plaats van repetitieve taken.

Het verbinden van informatieworkflows tussen bedrijfssystemen, zoals ERP, CRM en documentbeheer, ruimt potentiële obstakels uit de weg en maakt snellere, op gegevens gebaseerde beslissingen mogelijk. Bedrijven die end-to-end automatisering implementeren, hebben 75% meer kans om concurrentievoordeel te behalen dan tegenhangers die niet automatiseren⁴.

Een ander gebied waar slimmer informatiemanagement een belangrijke rol speelt, is compliance. Slechts 51% van de IT-teams geeft aan dat het bewaarbeleid voor documenten volledig geautomatiseerd is⁵. Handmatig beheer van dit proces verhoogt natuurlijk niet alleen het risico op schending van de nalevingsregels, maar creëert ook een enorme hoeveelheid werk voor teams. Door bedrijfsbrede informatiebeheer te implementeren, versterken organisaties onmiddellijk de documentbeveiliging, stroomlijnen ze de compliance en verminderen ze de blootstelling aan juridische risico's.

Het resultaat? Onderzoek toont aan dat organisaties die informatieworkflows optimaliseren de operationele kosten⁶ met tot wel 30% kunnen verlagen. Door de documentverwerkingstijd te optimaliseren, handmatige overdrachten te elimineren en compliancecontroles te automatiseren, kan elke organisatie kosten besparen en de productiviteit verhogen.

Digitale optimalisatie kan een intimiderende stap lijken, maar omvat eigenlijk slechts een paar eenvoudige stappen:

1. Beoordeel de huidige workflows om knelpunten en handmatige interventies te identificeren die uw activiteiten vertragen.
2. Breek silo's af door informatie in ERP-, CRM- en compliancesystemen te integreren.
3. Automatiseer processen met grote impact, zoals het goedkeuren van facturen, contractbeheer en directe documentroutering via digitale postverwerking.
4. Verbeter de beveiliging en compliance door geautomatiseerde bewaarbeleidsregels, toegangscontroles en bedrijfsbrede governance-initiatieven te implementeren.
5. Werk samen met experts die weten hoe u oplossingen voor informatiemanagement effectief kunt integreren.

De volgende stap in de digitale transformatie van activiteiten draait niet om nog meer technologie. In plaats daarvan moeten we technologie slimmer laten werken. Bedrijven die de efficiëntiekloof weten te overbruggen door hun systemen op intelligente wijze te integreren en gegevens naadloos door de hele organisatie te laten stromen, behalen essentiële voordelen op het gebied van snelheid, kostenbesparingen en operationele veerkracht.

Het belangrijkste hierbij is het identificeren van mogelijkheden om belangrijke workflows te automatiseren, verschillende IT-systemen binnen de organisatie te verbinden en de afhankelijkheid van handmatige compliance te verminderen. Pas dan kunnen organisaties de puntjes op de i zetten en optimaal profiteren van hun digitale transformatie.

Effectief informatiemanagement is meer dan een grote ambitie, het is een strategisch middel waar elke organisatie aandacht aan moet besteden. Het is de motor achter meetbare zakelijke impact. En met de juiste oplossingen, zoals digitale postverwerking, contractbeheer en crediteurenautomatisering, kunnen organisaties gefragmenteerde workflows eindelijk achter zich laten en het operationele model van de toekomst opbouwen.