De levenscyclus van informatiemanagement bewaken om risico's voor uw organisatie te verminderen

Moderne werkplekken zijn meer verbonden, digitaler en sneller dan ooit. Gegevens bewegen voortdurend tussen mensen, platforms en plaatsen. Van contracten tot klantupdates, elk document is waardevol en brengt risico's met zich mee.

Voor IT-managers is het niet alleen een uitdaging om die bewegingen bij te houden, maar ook om ze te beheren en te beschermen. En dat is waar informatiemanagement uitkomst biedt. Het geeft vorm aan de wijze waarop organisaties de controle houden, risico's verminderen en vertrouwen waarborgen in een wereld die nooit stopt met bewegen.

Informatiemanagement (IM) helpt organisaties om te bepalen hoe gegevens intern bewegen. Dat omvat wat er binnenkomt, zoals facturen en contracten, en wat er uitgaat, zoals salarisstrookjes en klantupdates.

Maar veel van deze informatie is gevoelig. Als gegevens verloren gaan, openbaar worden gemaakt of naar de verkeerde plek wordt gestuurd, kunnen de gevolgen ernstig zijn. Uw organisatie kan risico lopen op gegevensschendingen, boetes, reputatieschade of verlies van vertrouwen bij zowel klanten als werknemers.

De meeste IT-leiders weten hoe belangrijk het is om gegevens te beschermen, maar de uitdaging is om te weten waar de zwakke plekken zich bevinden. Om dit duidelijker te maken, gebruiken we een eenvoudig kader dat de levenscyclus van IM in drie fasen opsplitst: vastleggen, verwerken en leveren.

Vastleggen is de eerste stap in de IM-levenscyclus. Het verwijst naar de manier waarop gegevens uit fysieke of digitale documenten worden gehaald en in de systemen van de organisatie worden ingevoerd.

Een HR-manager kan bijvoorbeeld een scan van het paspoort van een nieuwe medewerker uploaden of een externe medewerker kan een vertrouwelijk contract beoordelen. Deze documenten bevatten vaak persoonlijke of bedrijfskritische informatie.

Als het vastlegproces niet veilig is, bestaat het risico dat gegevens worden onderschept, verkeerd worden doorgestuurd of door de verkeerde persoon worden geopend. Dit kan leiden tot gegevensschendingen, boetes, reputatieschade en verlies van vertrouwen.

Om deze risico's te beperken, gebruiken organisaties tools voor veilig vastleggen met functies zoals versleuteling, beveiligde aanmelding en vooraf geconfigureerde workflows. Deze controlerende functies zorgen ervoor dat gevoelige documenten correct worden verwerkt vanaf het moment dat ze uw systemen binnenkomen.

Zodra informatie in uw systemen is ingevoerd, is de volgende uitdaging om de gegevens veilig te beheren. Dit is de verwerkingsfase. Het gaat erom hoe gegevens worden opgeslagen, geopend en beheerd binnen de organisatie.

Denk aan de verschillende soorten informatie die organisatie hebben: salarisadministratie, prestatiebeoordelingen, gezondheidsverklaringen, strategische plannen. Als deze gegevens onbeschermd worden gelaten of door de verkeerde persoon worden geraadpleegd, kunnen de gevolgen ernstig zijn. Eén enkele misstap, zoals een medewerker die vertrouwelijke herstructureringsplannen bekijkt, kan leiden tot interne onrust of zelfs lekken naar buiten toe.

Om dit te voorkomen, hebben organisaties sterke interne controles nodig. Rolgebaseerde toegang, audittrails en geautomatiseerde bewaarregels zorgen ervoor dat gevoelige gegevens alleen door de juiste mensen worden gezien en dat opslagpraktijken voldoen aan wettelijke normen zoals de AVG.

Levering is de laatste fase in de IM-levenscyclus en is gericht op hoe de informatie de organisatie verlaat, wat de informatie bevat en wie de informatie ontvangt. Dit kan van alles zijn, van een factuur voor een klant of een persbericht tot een gevoelig HR-document.

Als gevoelige informatie naar de verkeerde persoon wordt gestuurd, kunnen de gevolgen direct en verreikend zijn. Denk aan een scenario waarbij HR de medische verklaring van een nieuwe medewerker naar zijn of haar lijnmanager wil sturen, maar per ongeluk de verkeerde ontvanger met dezelfde naam selecteert. Een simpele vergissing als deze kan ernstige gevolgen hebben, variërend van beschadiging van vertrouwen tot juridische gevolgen.

Om risico's te beperken, hebben organisaties veiligheidsmaatregelen nodig op het moment van levering. Validatie van ontvangers, bewijs van levering en veilige communicatieprotocollen helpen ervoor te zorgen dat documenten alleen de juiste mensen bereiken. Ook automatiseringstools kunnen een extra beveiligingslaag toevoegen door elke stap te registreren voor volledige traceerbaarheid.

In het complexe IT-landschap van vandaag is informatiemanagement essentieel voor het verminderen van risico's en het beschermen van wat het belangrijkste is: uw gegevens, uw klanten en uw collega's.

Door de IM-levenscyclus in drie verschillende fasen op te splitsen, kunnen IT-leiders een meer gestructureerde, proactieve benadering hanteren voor het beheren van risico's en het beschermen van gevoelige informatie.

Technologie speelt een cruciale rol bij het veilig vastleggen, leveren en verwerken van informatie. Met de juiste tools worden handmatige fouten verminderd, beleidsregels afgedwongen en worden gevoelige gegevens bij elke stap beschermd. Dit betekent minder gegevensschendingen, gedegen compliance en meer vertrouwen in de hele organisatie.

Ontdek hoe Canon's oplossingen voor informatiemanagement u kunnen helpen de controle te verbeteren, de zichtbaarheid te verbeteren en slimmere besluitvorming te ondersteunen.

Ontdek de IM-oplossingen van Canon