Bent u voorbereid op een toekomst waarin op afstand wordt gewerkt?

De toekomst is weliswaar niet in steen gebeiteld, maar duidelijk is wel dat de noodzaak om te digitaliseren snel is toegenomen. Dit betekent dat de juiste technologie en de juiste infrastructuur essentieel zijn om te overleven in een omgeving die waarschijnlijk nog enige tijd zal fluctueren. Dit is het moment voor uw organisatie om een efficiencyslag te maken en uw teams te versterken door te investeren in technologie en systemen die een flexibelere manier van werken mogelijk maken.

Maar in hoeverre was uw organisatie al klaar voor het werken op afstand voordat deze onverwachte veranderingen wereldwijd plaatsvonden? En bent u bereid om uw organisatie te veranderen zodat deze meer geschikt is voor deze 'nieuwe norm' op de langere termijn? Alleen al in het Verenigd Koninkrijk heeft minder dan 50% van de kantoormedewerkers vertrouwen in de huidige infrastructuur van hun organisatie voor de ondersteuning van veilig en productief werken op afstand¹. En het is nauwelijks verrassend wanneer u bedenkt dat elke organisatie zich op een ander volwassenheidsniveau bevindt wat betreft digitale transformatie. Het bedrijfslandschap zoals wij dat kennen, bestaat uit een grote verscheidenheid aan hybride, moderne werkomgevingen die gebruikmaken van zowel papieren als digitale werkmethodes.

Hoewel veel organisaties er misschien nog niet klaar voor waren, worden ze er door de aanhoudende situatie toe gedwongen. Maar dat betekent niet dat het ingewikkeld of duur moet zijn. Lees verder en ontdek hoe u werkelijk kunt profiteren van medewerkers die in de toekomst op regelmatige basis op afstand werken.

¹ https://www.forbes.com/sites/charlestowersclark/2020/03/27/will-remote-work-become-the-new-normal/#1918a2eccd1c

Overwegingen om werken op afstand op langere termijn mogelijk te maken

Als u op zoek bent naar succesvolle activering van werken op afstand voor de langere termijn, heeft uw organisatie een ecosysteem nodig dat een digitale aanpak ondersteunt. Hiervoor zijn er vier belangrijke punten waarmee u rekening moet houden:

1) Technologie – misschien wel het belangrijkste aandachtspunt. Uw technologische keuzes zullen essentieel zijn voor de inrichting van het werken op afstand. De infrastructuur, de fysieke apparaten en de digitale tools die u voor uw werknemers selecteert, moeten allemaal met het oog op flexibiliteit zijn ontworpen.

En dat betekent niet alleen overschakelen van beperkende desktopapparaten naar een reeks laptops. Stelt u zich eens voor dat u in de advocatuur of in het onderwijs werkt. De aard van uw dagelijkse werk betekent dat toegang tot een professioneel print- en scanapparaat net zo belangrijk kan worden als het hebben van een laptop, of dat nu thuis is of in een coworking-ruimte.

Sta eens stil bij welke eenvoudige oplossingen uw team kunnen helpen om het werk gedaan te krijgen en raak vertrouwd met op cloud-gebaseerde services. Hoe gebruiksvriendelijker u de tools voor uw externe medewerkers maakt, hoe responsiever uw team zal zijn. Daarmee verkleint u ook de kans op dure valkuilen voor uw medewerkers die hun werktechnologie combineren met klantgerichte oplossingen.

En vergeet het onderhoud en de service niet. Een sterke verbinding met uw IT-afdeling is een must om ervoor te zorgen dat de juiste updates en patches op het juiste moment worden toegepast.

2) Samenwerkingstools – u werkt nauw samen met de door u gekozen infrastructuur en apparaten, en met deze geselecteerde tools gaat u uw bedrijfskritische informatie verwerken. In hoeverre u ook was voorbereid op samenwerking vóór het huidige klimaat, het beschikken over een robuuste oplossing voor informatiebeheer is in ieder geval essentieel voor elk succesvol kader van werken op afstand.

Hierbij kunnen cloudoplossingen echt iets voor uw organisatie betekenen. Neem de tijd om het systeem te bekijken dat u momenteel hebt geïnstalleerd, vooral als het om noodoplossingen gaat, en zoek een oplossing die voldoet aan al uw workflow- en beveiligingsbehoeften voor het verwerken van uw bedrijfskritische informatie.

Ook zult u trainingsprogramma's moeten opzetten om uw team toekomstbestendig te maken. Hoe sneller u de medewerkers aan boord krijgt, hoe sneller u de volledige waarde van uw investering terug verdiend.

3) De kloof tussen papier en digitaal overbruggen – het is gemakkelijk praten over het inpassen van een cloudoplossing teneinde een team dat op afstand werkt te activeren, maar wat als u zich nog in de beginfase van uw digitale transformatie bevindt en sterk afhankelijk bent van papieren processen? Zijn de lockdown-condities u zwaar gevallen en was u bijvoorbeeld niet in staat om bestanden te openen en digitale workflows te starten?

Er bestaat geen universele oplossing omdat elke organisatie anders is. Daarom moet u zich richten op een strategie die rekening houdt met uw huidige positie en waar u naartoe wilt, met een passend tijdspad. Het is belangrijk om niet in paniek te raken en geen tijdsdruk te ervaren. U dient een balans te vinden tussen de bestaande infrastructuur en de mix van papieren en digitale processen die u al hebt. Richt u daarom op een soepele integratie en niet op een aanpak waarbij alles wordt verwijderd en vervangen.

4) Levering – informatie is de kern van iedere organisatie en een succesvolle organisatie kenmerkt zich door het vermogen om de informatie-flow met het oog op input, overdracht en toegang op efficiënte wijze te ondersteunen. In een tijd waarin alles draait om continuïteit, is het combineren van de juiste technologie, samenwerkingstools en productief beheer van documentprocessen essentieel voor uw organisatie.

Geef uw medewerkers een robuuste, gebruiksvriendelijke manier van werken en de winst in productiviteit en impact op het eindresultaat zullen ongeëvenaard zijn.