Als het om beveiliging gaat, neem dan geen genoegen met minder dan uitmuntendheid

In deze tijden van internationale onrust lopen organisaties een groter risico op cyberaanvallen. Nieuwe werkwijzen dwingen organisaties steeds meer om over te schakelen naar cloudgebaseerde diensten die productiviteit vanaf elke locatie mogelijk maken. Bestanden in de cloud vormen echter het grootste doelwit van cyberaanvallen. Deze toename in misbruik van en aanvallen op de cloud is het directe gevolg van het toegenomen gebruik van cloudoplossingen, aangezien er tegenwoordig meer gevoelige gegevens op externe servers worden opgeslagen.

Nu werken op afstand, in veel landen naar verwachting een standaardwerkmethode zal worden, vinden cybercriminelen nieuwe manieren om de kwetsbaarheden van verspreid personeel te manipuleren. Menselijke fouten en onjuiste configuraties kunnen eenvoudig leiden tot datalekken.

In dit klimaat wordt een proactieve, en allesomvattende beveiligingsaanpak, snel een belangrijke onderscheidende factor. Deze aanpak vereist een meer holistische kijk op de manier waarop gegevens worden gebruikt en opgeslagen gedurende de hele levenscyclus van een document, maar ook op de manier waarop de beveiliging van deze gegevens werkt in verdere bedrijfsactiviteiten.

Operational excellence op het gebied van beveiliging gaat over meer dan alleen het beveiligen van digitale eindpunten. Het vereist namelijk volledige afstemming tussen de beveiliging en de bedrijfsactiviteiten in de hele organisatie, van infrastructuur tot personeelstraining. Informatiebeveiliging is een belangrijk onderdeel van deze doelstelling, ongeacht waar die informatie zich in een organisatie bevindt en hoe deze wordt beheerd. Het uiteindelijke doel volgens het IDC is het opbouwen van een duurzaam 'digitaal vertrouwen' in werkwijzen binnen de organisatie, waarbij elk bedrijfsproces is gebaseerd op sterke beveiligingsmaatregelen.

Veel organisaties denken dat cyberbeveiliging alleen betrekking heeft op de digitale bedrijfsvoering. Maar externe bedreigingen beperken zich niet tot de digitale wereld, en om informatie gedurende de gehele levenscyclus te beschermen, is het van vitaal belang om holistisch te denken. Organisaties moeten rekening houden met alle aspecten met betrekking tot hoe en waar gegevens worden gebruikt, verwerkt en gedeeld. Dit geldt niet alleen voor interne digitale systemen, maar ook voor afdrukken en hardcopies, die maar al te vaak de zwakke schakel kunnen zijn - 59% van de organisaties heeft ten minste één gegevensverlies gerelateerd aan geprinte documenten ervaren.

Zelfs voordat er sprake was van massaal gedecentraliseerde medewerkers zoals nu het geval is, was de levenscyclus van documenten lang en vaak complex, wat betekent dat er meerdere kwetsbaarheden zijn. Moderne, steeds meer geautomatiseerde workflows betekent dat gegevens die digitaal worden gemaakt of vastgelegd, vaak op meerdere locaties worden opgeslagen of meerdere keren worden verwerkt. Onveilige overdracht van gegevens tussen gebruikersmachines, cloudopslag en apparatuur zoals printers, kan leiden tot meerdere kwetsbaarheden, naast het risico dat geprinte documenten in de verkeerde handen vallen, per ongeluk of door kwaadwilligheid.

Het voorkomen en vermijden van mogelijke zwakke punten zoals deze, is precies waarvoor operational excellence op het gebied van beveiliging is ontworpen. Nu wereldwijde ontwikkelingen ertoe leiden dat meer mensen vanuit huis werken, is het belangrijker dan ooit dat medewerkers op een veilige manier informatie kunnen delen tussen randapparatuur en de cloud. Om bij te dragen aan beveiligingsinitiatieven voor operational excellence in de hele organisatie, is een diepgaande beveiliging door het ontwerp van documentbeheerprocessen een essentiële strategie. Organisaties moeten zorgen voor een consistente beveiliging van gegevens gedurende de gehele levenscyclus van informatie:

• PRINT MANAGEMENT: Beveilig het proces voor het verzenden van documenten naar de printer, tot aan het vrijgeven van de geprinte output op het apparaat op zowel kantoor als op werkplekken op afstand. Voorkom datalekken door printers te beschermen die op een netwerk zijn aangesloten en alle gebruikersactiviteiten met betrekking tot printen te beveiligen.
• VASTLEGGINGBEHEER: Beveilig de digitalisering van papieren documenten en distributie naar de gewenste bestemming. Verbeter de documentbeveiliging door de toegang tot scanfuncties te beheren en gedigitaliseerde documenten te beschermen met versleuteling of digitale handtekeningen.
• DOCUMENT- EN CONTENTBEHEER: Beveilig het opslaan en verwerken van documenten, zowel in lokale toepassingen als in de cloud. Zorg voor naleving van de regelgeving voor gegevensbescherming en versterk de maatregelen voor document- en contentbeveiliging.

Om een consistente beveiliging in deze fasen van de informatielevenscyclus te garanderen, moeten organisaties beveiliging inbouwen in de dagelijkse structuren, processen en methodes van het werk. Dit is een fundamenteel onderdeel van de digitale transformatie.

Het effectief afstemmen van beveiliging en bedrijfsactiviteiten vraagt vaak om de hulp van een partner met veel opgebouwde, mondiale expertise. Een goede partner zal ervoor zorgen dat uw systemen en processen voor document- en informatiebeheer de digitale transformatie ondersteunen met beveiliging als belangrijkste aandachtspunt, in plaats van uw organisatie bloot te stellen aan beveiligingsrisico's, zelfs als organisaties proberen over te stappen op werkmethoden in de cloud. Met name door digitale transformatiediensten te leveren die zijn ontworpen met het oog op veiligheid en die regelmatig worden geëvalueerd om tegemoet te komen aan het steeds veranderende landschap van technologie, regelgeving en cybersecurity, kunnen ze organisaties documenten veilig laten verwerken, gedurende de gehele levenscyclus.

Canon is erkend als marktleider door Quocirca* en in de IDC Marketscape: Worldwide Security Solutions and Services Hardcopy 2022-2023 Vendor Assessment voor het implementeren van precies deze benadering binnen informatiebeheer.

IDC Marketscape heeft onze allesomvattende en holistische benadering van print- en documentbeveiliging erkend, evenals onze focus op documentworkflow en informatiebeheer. IDC prijst ook ons streven om klanten te helpen een veilige omgeving te creëren waarin niet alleen documenten worden geproduceerd, maar waarin ook informatie wordt beheerd en verplaatst.

De organisatie benadrukte vier specifieke sterke punten die we demonstreren op het gebied van informatiebeveiligingsruimte:

• Veilig ontwerp: de filosofie 'secure by design' is de basis van alles wat we doen. Informatiebeveiliging vormt de kern van productontwerp en -fabricage, en ook van ons volledige portfolio met oplossingen en diensten. Onze apparaten maken het verscherpen van de apparaatbeveiliging mogelijk en zijn flexibel, zodat ze veranderende risico's in cyberbeveiliging aan kunnen pakken.
• 360-gradenweergave: ons nieuwste en makkelijkste beveiligingsbeleid in 360 graden is speciaal ontworpen om klanten te helpen zich te beschermen tegen steeds geavanceerdere en toenemende cyberaanvallen. Deze benadering is van toepassing op apparaten, software, netwerken en cloudgebaseerde services. We bewaken ook voortdurend hardware en oplossingen met verschillende functies, waaronder automatische software- en firmware-updates, configuraties en configuraties in bulk, beveiligingsmonitoring en automatisch herstel.
• Veilig informatiebeheer: de kern van ons beveiligingsaanbod is het beschermen van uw kritieke informatie, ongeacht of die zich in de ruststand of onderweg bevindt. We helpen u ook te achterhalen hoe toegang tot die informatie wordt verkregen.
• Portfolio met oplossingen en services: IDC benadrukt hoe onze uitgebreide oplossingen en services helpen klantgegevens te beschermen gedurende de gehele levenscyclus van het document. IDC prijst met name ons uniFLOW-platform voor print- en scanbeheer, inclusief de rol van het platform als informatiebeveiligingsoplossing voor het volgen van documenten en het voorkomen van datalekken.

Als u meer wilt weten over het verminderen van risico's in werkplekprocessen die zich vandaag de dag voortdurend ontwikkelen en hoe u de informatie- en documentbeveiliging spectaculair kunt verbeteren als onderdeel van een bredere strategie voor uitmuntende beveiliging, kunt u onze informatiebeveiligingsoplossingen bekijken.

*The Print Security Landscape, 2023.