Het UWV (Uitkeringensinstituut Werknemersverzekeringen) is de publieke organisatie in Nederland die verantwoordelijk is voor de implementatie van werknemersverzekeringen en het leveren van diensten op het gebied van sociale zekerheid.
De primaire focus ligt op het ondersteunen van personen op de arbeidsmarkt, of het nu gaat om het vinden van werk, het aanbieden van herintegratiediensten of het bieden van uitkeringen wanneer een dienstverband niet mogelijk is.
Het UWV print elke maand ongeveer 2,5 miljoen A4-pagina's, met een speciaal intern printcentrum voor het beheer van alle uitgaande klantcommunicatie.
Ondanks het toenemende belang van digitale communicatie, blijft geprint materiaal essentieel voor de activiteiten van het UWV. Veel klanten geven nog steeds de voorkeur aan geprinte communicatie, hebben mogelijk beperkte toegang tot digitale technologie of kunnen te maken krijgen met taalbarrières.
Het UWV werkt samen met Canon om de communicatie naar klanten te transformeren
Ontdek hoe Canon de Nederlandse organisatie UWV heeft geholpen bij het reviseren van de communicatie met klanten door over te stappen van zwart-wit naar printen in kleur, waardoor de betrokkenheid wordt vergroot en de kosten en de impact op het milieu worden verminderd.
Bekijk: de casestudy van het UWV en Canon
Hans Kop, teammanager, Printcentrum, UWV, bespreekt het partnerschap van het UWV met Canon en hoe de technologie van Canon heeft bijgedragen aan de transformatie van de printactiviteiten van het UWV.
De belangrijkste doelstellingen van het UWV voor de samenwerking
Doelstelling 1: de betrokkenheid verbeteren door betere communicatie met klanten
Het UWV moest effectiever communiceren met een gevarieerd publiek, waaronder veel mensen voor wie Nederlands niet de moedertaal is, en burgers met verschillende niveaus van geletterdheid.
De organisatie wilde de duidelijkheid en toegankelijkheid van de communicatie verbeteren door middel van meer visuele elementen en kleuren, met name voor gebruikers met beperkte Nederlandse taalvaardigheid, en QR-codes met vertaalde inhoud.
Doelstelling 2: snel een dynamische workflow voor kleurenprints implementeren
Een belangrijke uitdaging was de overgang van zwart-wit printen op voorbedrukt briefpapier naar een kleurenworkflow op gewoon wit papier.
Hiervoor moest een groot aantal sjablonen die oorspronkelijk waren opgemaakt voor grensoverschrijdend printen opnieuw worden ontworpen, wat naar schatting twee tot drie jaar in beslag zou nemen.
Doelstelling 3: kosten en impact op het milieu verminderen
Het UWV wilde de ecologische voetafdruk verkleinen door afval van het bijsnijden van SRA4-papier te verminderen. Dit bijsnijden was nodig voor het voorbedrukte briefpapier.
Door een standaard A4-papierworkflow te gebruiken en de sjablonen opnieuw te ontwerpen, wilde het UWV zowel de kosten als de milieubelasting verlagen. Het UWV wilde ook een oplossing die zowel ruimtebesparend als energie-efficiënt zou zijn.
Waarom Canon?
De relatie tussen het UWV en Canon dateert uit 2008 toen het UWV voor het eerst voor Canon koos via een Europese aanbesteding. Canon's winnende aanbesteding bestond uit drie monochrome varioPRINT 6250-printers en Quadient Inspire-software voor het beheer van documentsjablonen. Deze software werd essentieel voor het UWV voor het maken van documenten en zorgt ervoor dat de sjablonen voor klantcommunicatie sneller kunnen worden verwerkt.
Op basis van de uitzonderlijke betrouwbaarheid en prestaties van de varioPRINT-systemen, die gedurende een indrukwekkende periode van tien jaar operationeel bleven, bleef het UWV de partnerschap met Canon versterken.
Dus toen het tijd was om hun printtechnologie in 2022 te vernieuwen, nam het UWV de beslissing om over te stappen van zwart-wit printen op voorbedrukt briefpapier naar printen in kleur op standaardpapier, en investeerde de organisatie in vijf Canon imagePRESS V1000-kleurenproductieprinters met PRISMAsync-controllers en een colorWAVE T65 voor grootformaat printen.
"Om onze mogelijkheden voor de communicatie met de klant te verbeteren, hebben we geïnvesteerd in vijf imagePRESS V1000-kleurenprinters."
Nauwe samenwerking zorgt voor een optimaal resultaat
Na een zorgvuldige beoordeling van de toner- en inkjetopties die op de markt beschikbaar zijn en een grondige evaluatie met Canon in het Customer Experience Center van Canon in Venlo, besloot het UWV dat de op toner gebaseerde imagePRESS V1000 de beste keuze was voor de vereisten op het gebied van printvolume, voetafdruk en energieverbruik.
De compacte imagePRESS V1000 biedt ook uitzonderlijke mediaflexibiliteit en levert een uitstekende beeldkwaliteit en betrouwbare prestaties, waardoor hij ideaal is voor de productieomgeving van het UWV.
De workflow begint met het maken van documenten in Canon PRISMAprepare en Quadient Inspire. Output management wordt geregeld via PRISMAproduction, waarmee gegevensconversie, taken voor het printen en printproductieprocessen worden geautomatiseerd. PRISMAproduction biedt volledige controle over alle toepassingen en stuurt de printopdrachten naar elk van de vijf imagePRESS V1000-kleurenprinters met hun PRISMAsync-controllers.
In eerste instantie moesten sommige voorbedrukte formulieren op basis van de originele sjablonen worden geprint met een overloopmarge op groter SRA4-papier, dat vervolgens moest worden bijgesneden. De eerste schatting suggereerde dat het opnieuw ontwerpen van deze sjablonen twee tot drie jaar zou duren. In nauwe samenwerking met Canon slaagde het UWV erin het nieuwe ontwerp van de sjablonen in ongeveer vijf maanden te voltooien.
"Ik krijg eenvoudig toegang tot de mensen van Canon, of dat nu aan de verkoopkant of aan de servicekant is. We hebben ook goede overeenkomsten voor preventief onderhoud, dus we profiteren van onderhoud op een door ons gekozen tijdstip in plaats van onverwachte service-ingrepen."
De voordelen van de samenwerking tussen het UWV en Canon
De overgang van het UWV naar de kleurentonertechnologie van Canon heeft aanzienlijke voordelen opgeleverd op meerdere gebieden.
Effectievere communicatie
Printen in kleur heeft ervoor gezorgd dat de communicatie van het UWV veel beter wordt ontvangen en begrepen.
Visuele elementen en QR-codes stellen niet-Nederlandse sprekers nu in staat informatie in hun eigen taal te openen, waardoor communicatie toegankelijk wordt voor alle burgers, met name diegenen met beperkte kennis van de Nederlandse taal.
Betrouwbare operationele efficiëntie
De vijf identieke imagePRESS V1000-configuraties van het UWV kunnen ongeveer 500 pagina's printen per minuut, waardoor ze een dagelijks volume van 144.000 prints in een productietijd van 5-6 uur kunnen verwerken.
Het preventieve onderhoudsprogramma van Canon heeft onverwachte uitvaltijd aanzienlijk verminderd, waardoor het UWV de productieschema's zonder onderbreking kan bijhouden.
Gestroomlijnde workflowintegratie
De volledige oplossing – van bestanden maken in PRISMAprepare en sjabloonbeheer in Inspire, tot output management in PRISMAproduction en monitoring via PRISMAremote Manager – biedt een naadloze end-to-end workflow.
Dankzij deze integratie kan het UWV het gehele productieproces efficiënt beheren, waardoor consistentie en kwaliteit in alle communicatie-uitingen zijn gegarandeerd.
Geringere milieubelasting
De eliminatie van voorbedrukt briefpapier en de overgang naar standaard A4-papier heeft aanzienlijke kostenbesparingen opgeleverd, omdat A4-papier minder duur is dan gespecialiseerd SRA4-papier.
Bovendien hoeft er nu geen te groot papier meer worden bijgesneden, waardoor het UWV de papierverspilling met meer dan 15% heeft verminderd. Dit draagt bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de organisatie.
Toekomstbestendig partnerschap
De samenwerking met Canon positioneert het UWV voor voortdurende innovatie in hun strategie voor communicatie met de klant.
Tijdens de overgang van voorbedrukt briefpapier naar volledig digitaal printen in kleur kan het UWV de communicatie blijven verbeteren met nog meer persoonlijke en visueel aantrekkelijke content.
Uitgebreide service en support
Al tijdens de installatie van de oplossing en ook daarna was en is het UWV onder de indruk van de support van Canon.
De serviceovereenkomst van vier uur op locatie zorgt voor een snelle reactie op eventuele problemen, terwijl wekelijkse preventieve onderhoudssessies onverwachte onderbrekingen tot een minimum beperken. Dit servicemodel is bijzonder waardevol gebleken voor de productieomgeving met hoog volume van het UWV.
"Het UWV en Canon: partners in kleur." - Hans Kop
Met het oog op de toekomst blijft het UWV zich richten op het optimaliseren van de communicatie met de klant, ondersteund door Canon's voortdurende toewijding aan technologische innovatie en het succes bij klanten. Aangezien de dienstverlening van de overheid zich blijft ontwikkelen, blijft het essentieel om duidelijke, toegankelijke en aantrekkelijke geprinte communicatie te kunnen bieden. Dankzij de samenwerking met Canon is het UWV uitstekend in staat om aan deze behoeften te voldoen.
Gerelateerde oplossingen
Meer informatie over de technologie van Canon.
imagePRESS V1000
Laat uw inkomsten groeien met hoge productiviteit en uitstekende mediaveelzijdigheid in een compacte kleuren productieprinter.
colorWAVE T-serie
Deze grootformaat kleurenprinter met bewezen CrystalPoint-technologie voor CAD/GIS, technische documenten en posters biedt een oplossing waarop u nog vele jaren kunt vertrouwen.
PRISMAproduction
Stroomlijn workflows en versnel de productie-efficiëntie met het hoogwaardige PRISMAproduction-platform voor workflow- en output management.
PRISMAprepare
Versnel de voorbereiding en het printen van documenten met deze all-in-one oplossing voor opdrachtvoorbereiding.
Quadient Inspire
Een volledig geïntegreerde, overal inzetbare bedrijfsoplossing voor betere communicatie met klanten.
Ontdek meer
Lees meer casestudy's van Canon en partners.
De Universiteit van Loughborough verbetert haar print- en logistiekafdeling met Canon-technologie
Ontdek hoe de Universiteit van Loughborough haar print-, post- en logistieke services heeft verbeterd met Canon-technologie voor meer flexibiliteit, productiviteit en interne mogelijkheden.
Editions Glénat: de imagePRESS V900 voor stripboeken en manga
Ontdek hoe Editions Glénat stripboeken en manga promoot en naar een nieuw niveau tilt met de imagePRESS V900.
Universiteit van Bergen: intern printen om kosten te verlagen
Ontdek hoe de Universiteit van Bergen in België een printshop heeft veranderd in een grootschalige printoperatie.
Printorganisatie Ennetsee past zich aan de veranderende markt aan
Ontdek hoe Printmedien Ennetsee flexibeler is geworden door over te stappen van offset naar digitaal.
Elanders Group realiseert groeiambities met inkjet
Ontdek hoe de Elanders Group haar organisatiemodel voor printproductie verder heeft ontwikkeld met de kracht van digitaal printen.
Edubook: succesvolle on-demand productie door automatisering
Bekijk hoe Edubook investeerde in een rendabele oplossing om de productie-efficiëntie te verhogen.
ProPack: klantgerichte communicatie is de sleutel tot succes
ProPack deelt zijn verhaal over de productiviteit, kwaliteit en uptime die hebben geleid tot innovatie.