Artikel

Wat elke CFO moet weten over digitale transformatie

Welke invloed heeft digitale transformatie op uw bedrijf?

Download het rapport

Een gids voor het transformeren van financiën in een hybride omgeving

Lees Canon's gids voor het introduceren van digitale en geautomatiseerde technologie op de financiële afdeling

Download het rapport

Woman speaks to men in a meeting

Veelgestelde vragen voor CFO's

Digitale transformatie heeft op elke afdeling een andere invloed, maar de financiële afdeling heeft doorgaans meer moeite met dit proces dan andere afdelingen. Vier van de vijf financiële adviseurs zeggen dat hun afdeling geen gelijke tred houdt met de rest van de digitale transformatieplannen van de organisatie[1]. De veelgestelde vragen van Canon geven antwoord op hoe moderne financiële managers uitdagingen kunnen overwinnen en digitale excellence kunnen stimuleren door middel van transformatie.

Hoe ontwikkelt de rol van de CFO?

Normaal gesproken betrof de rol van de CFO financiële planning, rapportages over prestaties en het beheren van risico's. De rol houdt tegenwoordig echter ook in dat er wordt teruggekeken op het verleden en daarover te rapporteren en het definiëren en plannen van de toekomst van de organisatie. Van CFO's wordt nu verwacht dat ze een gegevensgestuurde strategie ontwikkelen die is gebaseerd op verwachte trends. De CFO kan deze meer geavanceerde rol alleen invullen als hij of zij niet wordt gehinderd door tijdrovende administratieve taken en dagelijkse boekhoudkundige werkzaamheden. Om deze reden investeren CFO's doorgaans in meer technologie, waardoor deze taken efficiënter en geautomatiseerd worden uitgevoerd, zodat ze zich kunnen concentreren op meer strategische werkzaamheden met toegevoegde waarde.

Kan de financiële afdeling op het gebied van digitale transformatie meestal niet volgen?

Voor financiële afdelingen is de digitale transformatie meestal meer een uitdaging dan voor andere bedrijven. 88 procent1 geeft zelfs toe dat ze worstelen om de digitale doelen van de organisatie te halen. Hierdoor hebben de financiële afdeling regelmatig problemen met lagere productiviteit en efficiëntie, terwijl ook de proceskosten hoger uitvallen. Dit kan de reputatie van de financiële afdeling als kostenpost verergeren.
[1] AIIM report: Finance and Accounting in 2017

Wat zijn de hindernissen voor bedrijven die digitaal transformeren, met name op financiële afdelingen?

De vooruitgang wordt nog steeds beïnvloed door overmatige afhankelijkheid van handmatige processen en oudere systemen: 66% [1] van de financiële adviseurs zegt dat ze meer afhankelijk zijn van papier dan elke andere bedrijfsafdeling. Hoewel alle bedrijfsafdelingen uiteindelijk gericht zijn op digitalisering op de gehele afdeling, is dit proces een traject. Met de afdeling die wellicht de meest gevoelige en belangrijke informatie van de hele organisatie verwerkt, kan het lastig zijn om te overwegen de standaard workflows te onderbreken. Daarom moet er goed worden nagedacht over het invoeren van digitale technologie en moeten handmatige en nieuwe digitale werkprocessen nog steeds samenwerken.

Hoe kunnen bedrijven ervoor zorgen dat nieuwe technologieën effectief op hun financiële afdeling worden geïntegreerd?

De realiteit is dat bedrijven altijd de nieuwe en oude strategie hanteren: het optimaliseren en bijwerken van verouderde IT terwijl ze de nieuwe introduceren. Digitale transformatie betekent daarom het bijwerken van belangrijke processen en het benutten van kansen voor geautomatiseerde efficiëntie terwijl niet-digitale workflows worden onderhouden en verbeterd voor latere optimalisatie. Digitale transformatie heeft een grotere kans op succes als het bedrijf de realiteit van deze hybride omgeving met zowel digitale als analoge processen omarmt.

Daarom moeten nieuwe technologieën tijdens het integratieproces flexibel zijn om aan de behoeften van de verschillende fases van de transformatie te voldoen en om naadloze en volledige integratie te bieden met huidige, back-end- en toekomstige systemen, workflows en processen.

Glasses resting on documents on desk

Wat was voor u de katalysator voor transformatie in de financiële sector?

Of het nu gaat om de recente invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), of andere wetten inzake omkoping, moderne slavernij of de verplichting om betalingsvoorwaarden te melden, er zijn steeds meer uitdagingen wat betreft de regelnaleving die druk zetten op financiële afdelingen om veranderingen door te voeren. Door traditionele papiergebaseerde methoden zijn niet alleen belangrijke processen zoals P2P complexer en moeilijker te beheren, maar ze brengen ook de naleving van wettelijke voorschriften in gevaar. Naast verbeterde efficiëntie en flexibiliteit helpt de introductie van digitale en geautomatiseerde technologie bedrijven om transparantere, verantwoordelijkere processen en workflows op te bouwen die passen bij het complexe compliancelandschap van vandaag.

Er zijn altijd nieuwe technologieën die in de mode zijn, maar wat biedt volgens u de grootste kans aan de financiële afdeling?

Hoewel er veel technologieën zijn die worden beschouwd als 'de volgende grote doorbraak', biedt automatisering de meest oprechte, praktische voordelen voor een financiële afdeling. Financieringsautomatisering zou een belangrijke, strategische pijler in de digitale transformatie van elke organisatie zijn; het is een essentiële manier om de fysieke en digitale informatie die door de afdeling wordt beheerd, te verbinden. Automatisering van kernprocessen biedt talrijke voordelen, waaronder factuurverwerking en P2P, wat zorgt voor meer efficiëntie en lagere administratiekosten, maar ook wordt het gemakkelijker voor bedrijven om aan de regelgeving te blijven voldoen.

Door automatisering hebben financiële afdelingen de kans op menselijke fouten te minimaliseren, wat betreft de verwerking van papierwerk en het volgen van best practices, bijvoorbeeld het vereenvoudigen van stap-voor-stap maatregelen zoals de implementatie van verplichte goedkeuringen. Zo kunnen gebruikers de stappen die nodig zijn om aan de voorschriften te blijven voldoen, niet overslaan. Ondertussen is een gedigitaliseerd proces gemakkelijk te auditen en voldoet het aan de interne bestuursregels en externe accountancynormen.

Is AI overhyped? Of kan het voordelen hebben voor de financiële afdeling?

Een van de beste voorbeelden van hoe een bedrijf voordeel kan halen uit AI, is door gegevens te benutten om waardevolle voorspellende inzichten te bieden in plaats van simpelweg een bedrijf te vertellen wat er al is gebeurd. Een van de centrale taken voor een CFO en voor de financiële afdeling is het analyseren van prestaties en het creëren van een strategie. Hoewel dit altijd gegevensgestuurd is, kan AI jaren van eerdere prestatiegegevens analyseren en betekenisvolle patronen herkennen die voor het menselijk oog verborgen kunnen zijn. Als een strategie eenmaal wordt uitgevoerd, kan AI in realtime toezicht houden op afwijkingen en het bedrijf waarschuwen voor afwijkingen, zodat problemen automatisch worden gemeld aan de juiste belanghebbende wanneer actie nodig is.

Hoe kan het financiële team zorgen voor een betere samenwerking met de inkoopafdeling?

Financiën en inkoop werken steeds vaker samen, maar slechts een derde van de organisaties is van mening dat hun inkoop- en financiële afdelingen echt op elkaar zijn afgestemd. De snelheid en nauwkeurigheid van de betalingsprocessen van een organisatie hebben een grote invloed op de kwaliteit van de relaties met leveranciers. Wanneer betalingsprocessen op het punt staan om overbelast te worden omdat de workflows niet goed zijn geoptimaliseerd, hebben zakelijke relaties daaronder te lijden. Hierdoor proberen veel bedrijven de samenhang te verbeteren door het integreren van automatiseringstechnologie, die vertragingen en fouten met handmatige verwerking vermindert, en daarnaast ook nog eens de relatie met leveranciers verbetert.

Hoe verandert factuurverwerking en hoe wordt dit in de toekomst gedaan?

Volgens AIIM is 22% [1] van de bedrijven in staat om slechts een kwart van hun factuurverwerking te automatiseren, maar dit zal naar verwachting groeien en het is duidelijk waarom. Uit onderzoek van AIIM blijkt dat voor bedrijven die nog steeds een papiergebaseerde oplossing gebruiken, de gemiddelde verwerkingstijd van facturen 3-5 dagen is. Ter vergelijking: bedrijven die hun facturen verwerken met een geautomatiseerde oplossing, zijn minder dan een dag kwijt.

Ontdek hoe u de financiële afdeling kunt transformeren in een hybride omgeving

Gerelateerde oplossingen

Ontdek meer

Meer informatie over het transformeren van de financiële afdeling

Praat met een specialist van Canon