ARTIKEL

Zijn geautomatiseerde workflows de toekomst van de financiële afdeling?

Hier leest u hoe financiële afdelingen technologie kunnen gebruiken om harder en slimmer te werken

Download het rapport

Automatiseer financiën naar een winstgevende afdeling

Cash is koning en de efficiëntie van betalingsprocessen kan een belangrijke en onderscheidende factor zijn. Zet de eerste stap naar automatisering van de financiële afdeling.

Download het rapport

Calculator

Overschakelen op automatisering

De huidige bedrijfsleiders proberen voortdurend de juiste balans te vinden tussen het stimuleren van operationele efficiëntie, het realiseren van kostenbesparingen, het implementeren van innovatie en het verbeteren van de klantervaring. De juiste formule is echter niet zomaar voorhanden en er wordt voortdurend naar digitale oplossingen gezocht om de perfecte balans te vinden tussen operationele efficiëntie en bedrijfsontwikkeling.


In het verleden maakten de financiële afdeling en de CFO geen onderdeel uit van deze discussies. Zij waren er alleen voor het leveren van gedetailleerde financiële updates in hun aangewezen rol als 'boekhouder'.


Maar de financiële afdeling anno nu moet centraal staan bij het leveren van innovatie en de implementatie van geautomatiseerde, digitale technologieën is essentieel voor deze rol.
Om van het 'boekhouder'-imago af te komen, moet de financiële afdeling het zoeken in automatiseringsstrategieën die de tijdrovende taken uit de weg ruimen om de afdeling de kans te geven innovatief te zijn, groei te stimuleren en de winst te verhogen. Dus als er wordt verwacht dat de wereldwijde markt voor workflowautomatisering in 2026 [1] naar schatting een omzet van $ 5,2 miljard gaat bereiken, waarom hebben bedrijven er dan nog steeds moeite mee om ze in 2019 te implementeren?

Engine

Obstakels op weg naar automatisering

AP-automatisering is niet alleen een ingewikkeld transformatieproces, maar ook een proces dat veel geld kost. Dit is ook niet aan de aandacht van de C-Suite ontsnapt, zoals beschreven in AIIM report: Finance and Accounting in 2017: Automating Core Information Workflows, in samenwerking met Canon. 25% van de financiële adviseurs is zelfs van mening dat het invoeren van een AP-automatiseringsoplossing geen effect zou hebben op de factuurverwerkingskosten. Toch voorspelt 23% een kostenbesparing van 15%-20% door een AP-automatiseringsoplossing te implementeren en verwacht 22% dat de factuurkosten 25%-50% lager worden. Waarom worden de tastbare voordelen van automatisering over het hoofd gezien?


Het is duidelijk dat er iets niet klopt aan financiële automatisering. Het totaalplaatje wordt echter duidelijker als we bedenken dat degenen die al in het automatiseringsproces hebben geïnvesteerd, positieve feedback geven in lijn met wat alle financiële afdelingen nastreven: 28% heeft een kostenverlaging van 25%-50% gemeld door het gebruik van een geautomatiseerde AP-oplossing. 24% procent van de geautomatiseerde organisaties meldde dat de oplossing binnen 3 maanden of minder de investering terugverdiende, terwijl 36% binnen één jaar ROI behaalde. Deze resultaten lijken echter nog steeds niet in staat om bedrijven die aarzelen te stimuleren zich aan te passen aan het automatiseringsproces.
Maar de kosten zijn slechts een onderdeel van de uitdaging. Ook cultuur lijkt een herstart van de financiële afdeling in de weg te staan. Hoewel een derde (29%) van de organisaties aangaf dat een gebrek aan kapitaal de reden was dat ze stopten met hun automatiseringspogingen, reageert 27% terughoudend vanwege de zorgen om het beheer van veranderingen. De overgang kan voor sommigen natuurlijk ongemakkelijk zijn, maar als de financiële afdeling zich inzet om een productief, proactief onderdeel van het bedrijf te worden, is het omarmen van een digitale revisie doorslaggevend.

C-Suite moet de leiding nemen op weg naar automatisering

De moeilijkste hindernis die moet worden overwonnen, is waarschijnlijk die van oudere systemen. 22% van de leidinggevenden beschrijft automatisering als een oplossing die 'niet aanpasbaar of geïntegreerd is met hun huidige prioriteiten', waardoor zij aarzelen om automatiseringsprojecten door te voeren. Nog eens 23% geeft aan dat het lastig is prioriteiten te stellen, omdat er een aantal projecten tegelijkertijd moet worden beheerd. Deze aarzeling om een echte stap naar automatisering te steunen, is duidelijk zichtbaar. Een kwart (27%) van de werknemers noemt de aandacht en sponsoring van senior managers een groot probleem om goedkeuring voor het automatiseringsproject van AP/AR te krijgen, ondanks het feit dat geavanceerde processen hun prestaties aanzienlijk zouden kunnen verbeteren.

Uiteindelijk moet de C-Suite worden overtuigd van de mogelijkheden die automatisering heeft te bieden voordat een transformatieplan wordt doorgevoerd. Hoewel sommigen al overtuigd zijn van de voordelen, zoals kortere doorlooptijden (46%), grotere nauwkeurigheid (46%) en het beter vastleggen van gegevens (35%), is het nog steeds een angstaanjagende stap voor bedrijven die geen digitale ervaring hebben. Financiële teams moeten zich daarom richten op het opbouwen van een sterke business case voor transformatie, waarbij ze zich eerst richten op de processen die de grootste impact op het bedrijf hebben en waar minimale investeringen voor nodig zijn. Zodra het hoger management overtuigd is van de voordelen, kan een bredere automatiseringsstrategie worden geïmplementeerd.

Als financiering ooit echt beschouwd wil worden als een innovatieve functie die deel uitmaakt van de vooruitgang van een bedrijf, moet het ervoor zorgen dat het niet de reputatie van een boekhouder krijgt. Er liggen mogelijkheden. Automatisering heeft de mogelijkheid om de financiële afdeling misschien meer te transformeren dan elke andere afdeling, waardoor de afdeling van haar stoffige imago wordt verlost.

Ontdek hoe u de financiële afdeling kunt automatiseren tot een profitcenter

Gerelateerde oplossingen

Ontdek meer

Kan uw financiële afdeling een automatiseringsinjectie gebruiken?

Praat met een specialist van Canon