'Compliance by default’: beveiliging en compliance verbeteren met informatiemanagement

Informatiecompliance is een essentieel aandachtspunt geworden - iets wat organisaties niet meer kunnen negeren. Naarmate nieuwe wet- en regelgeving van kracht wordt, zal informatiemanagement essentieel zijn om compliance aan te tonen.

Nieuw geïntroduceerde kaders voor wet- en regelgeving, zoals de NIS2-richtlijn (Network and Information Security 2) in de EU, vragen meer van organisaties. Deze maatregelen zullen de reikwijdte van de bestaande wetgeving vergroten, waardoor steeds meer industrieën moeten voldoen aan hogere compliancenormen om de aanhoudende cybercriminaliteit aan te pakken.

Het handhaven van compliance is echter complexer dan ooit tevoren. IT-besluitvormers hebben moeite om een steeds grotere hoeveelheid gegevens te beveiligen met de uitdagingen die gepaard gaan met de voortdurende digitale transformatie. In 2023 alleen al werd in de EU voor ongeveer € 2,1 miljard aan boetes opgelegd vanwege schendingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)¹.

IT-besluitvormers zien het belang van deze uitdaging wel in maar worden geconfronteerd met aanzienlijke hindernissen bij het voldoen aan hun nieuwe complianceverplichtingen. Door stappen te nemen om informatiemanagement te verbeteren en hogere automatiseringsniveaus te introduceren, kan compliancemanagement worden ondersteund door de verwerking van documenten en gegevens te stroomlijnen en de zichtbaarheid te verbeteren.

De overstap naar hybride werkomgevingen betekent dat meer gevoelige gegevens op een breder scala aan apparaten worden gebruikt. Van kantoorapparatuur tot medewerkers die op afstand toegang hebben tot netwerken, er zijn nu op veel meer punten inbreuken mogelijk dan ooit tevoren. Om deze groeiende uitdaging aan te kunnen, moeten IT-teams harder werken. Uit onderzoek van Canon blijkt dat 60% van de IT-besluitvormers beveiliging in hun top 3 uitdagingen plaatst².

Alleen met een duidelijke zichtbaarheid kunnen IT-besluitvormers hiaten in hun informatiebeveiliging identificeren en aanpakken - informatiemanagement speelt daarbij een cruciale rol. Hulpmiddelen voor informatiemanagement kunnen de controle over documenten vergroten en de zichtbaarheid van de manier waarop gegevens worden verwerkt verbeteren. Het verminderen van blinde vlekken in de informatiebeveiliging door effectief informatiemanagement is belangrijk bij het verhogen van vertrouwen.

Monitoring van compliance is een taak die veel tijd en middelen kost. IT-besluitvormers die diverse bedrijfskritische problemen moeten oplossen en tegelijkertijd het innovatietempo moeten bijhouden, kunnen moeite hebben om voldoende tijd te besteden aan compliancemanagement.

Uit onderzoek van Canon blijkt zelfs dat een vijfde van de IT-besluitvormers aangeeft dat ze niet over de middelen beschikken om compliance effectief te beheren³. Hierdoor kunnen ze geen tijd besteden aan strategische prioriteiten en toekomstige planning waardoor het bedrijf kan profiteren van nieuwe technologieën.

Door het complianceproces te automatiseren kunnen organisaties groei versnellen, de efficiëntie verhogen en risico's beperken. Dit is mogelijk doordat met geautomatiseerde oplossingen minder tijd hoeft worden besteed aan het monitoren en beheren van de manier waarop gegevens worden opgeslagen, geopend en gebruikt, zodat medewerkers meer tijd hebben voor taken die de waarde van het bedrijf verhogen.

Bovendien bieden geautomatiseerde processen IT-besluitvormers gemoedsrust door een sterkere en betrouwbaardere benadering van informatiebeveiliging en het verminderen van menselijke fouten. Dit betekent dat IT-besluitvormers niet alleen een betere zichtbaarheid en controle via informatiemanagement hebben, maar dat ze zich ook veel minder zorgen hoeven te maken hoe ze compliant kunnen blijven.

Hoewel een verbazingwekkend 78% van de IT-besluitvormers denkt dat hun organisatie al volwassen is op het gebied van informatiemanagementprocessen⁴, bleek uit onderzoek van Canon dat slechts 53% automatische toegangsrechten heeft geïmplementeerd⁵, wat toch de meest elementaire vorm van automatisering voor compliance is. Dit is een discrepantie die organisaties kwetsbaar kan maken, vooral wanneer de perceptiekloof ertoe leidt dat organisaties zich 'beschermd' voelen voordat ze dit echt zijn.

Gedrag van medewerkers is een essentieel onderdeel van deze puzzel. Het blijft een uitdaging om ervoor te zorgen dat medewerkers gegevens verwerken in overeenstemming met de compliancerichtlijnen, omdat sommige, bewust of niet, de complianceprocedures niet opvolgen. 36% van de IT-besluitvormers zegt dat ze vermoeden of weten dat medewerkers zich niet altijd houden aan de complianceregels⁶.

Het automatiseren van complianceprocessen kan echter leiden tot een cultuur van 'compliance by default', waarbij menselijke fouten worden beperkt en het risico op onbedoelde schendingen van de compliance wordt verminderd. Door ervoor te zorgen dat oplossingen, processen en systemen voor informatiemanagement zijn ontworpen voor compliance, neemt de druk op werknemers om zelf compliance te waarborgen af.

In een wereld die steeds digitaler wordt, zal er meer wet- en regelgeving komen die bepaalt hoe we gegevens beheren en opslaan. Wanneer dat moment komt, zullen organisaties die hun complianceprocessen al hebben geautomatiseerd in de toekomst gemakkelijk kunnen opschalen en succesvol zijn.

Door nu een robuuste oplossing voor informatiemanagement te implementeren, kunnen IT-besluitvormers meer inzicht krijgen in hoe gegevens binnen hun organisaties worden gebruikt, terwijl compliance wordt gegarandeerd.