Informatiemanagement: het potentieel van gegevens benutten om de groei van organisaties te stimuleren

Business Leaders weten al welke cruciale rol nieuwe technologie speelt bij het verbeteren van de efficiëntie, omzetgroei en de algehele bedrijfswaarde.

Het succesvol implementeren van veranderingen is echter makkelijker gezegd dan gedaan, vooral omdat medewerkers steeds vaker overal kunnen werken. Ondanks de uitdagingen wordt op een moderne werkplek een naadloze digitale ervaring verwacht en hangt de productiviteit bij de meeste organisaties ervan af of medewerkers toegang hebben tot alle informatie die ze nodig hebben om hun werk efficiënt te doen. Er is nog steeds sprake van dagelijkse frictie omdat organisaties niet de juiste oplossingen hebben geïmplementeerd om werknemers zo effectief mogelijk toegang te bieden tot informatie.

Voor een moderne bedrijfsvoering van hoge kwaliteit zijn toegankelijke informatie en robuuste IM-processen (informatiemanagement) van het grootste belang. Volgens de Association for Intelligent Information Management (AIIM) is 72% van de business leaders het zelfs erover eens dat informatiemanagement in de komende twaalf maanden aan belang zal winnen¹.

Velen onder hen zien dat opkomende technologieën, zoals AI en automatisering, veel kansen bieden om moderne bedrijfsprocessen soepel te laten verlopen en een voorsprong op de concurrentie te nemen. Maar zonder effectief informatiemanagement als ondersteuning bestaat het risico dat deze ontwikkelingen uiteindelijk niets opleveren.

Informatiemanagement is het beheren en gebruiken van informatie en de infrastructuur die wordt gebruikt om gegevens te genereren, verzamelen, delen en beheren.

Het centrale doel van informatiemanagement is om kansen te creëren voor organisaties door informatie rechtstreeks en op een veilige, aan de wet conforme manier beschikbaar te maken, waar en wanneer die nodig is. Wanneer robuuste uitgangspunten voor informatiemanagement ontbreken, gaat de verbinding tussen mensen, processen en informatie binnen een bedrijf verloren.

Een effectief systeem voor informatiemanagement kan de bedrijfswaarde verhogen en organisaties helpen om te groeien en hun gegevens te beheren in overeenstemming met de beveiligings- en compliancevereisten.

Ondanks de duidelijke voordelen van informatiemanagement is de implementatie tot nu toe traag en inconsistent. Uit onderzoek van Canon blijkt dat organisaties van nu zich in een vergelijkbare positie bevinden als in 2022 als het gaat om het bijhouden, raadplegen, delen en verwijderen van documenten voor controledoeleinden².

Veel organisaties willen automatisering en AI inzetten om deze processen te vereenvoudigen, maar staan voor uitdagingen op het gebied van integratie. Zo meldt 10% dat ze de invoering van een nieuwe technologie hebben opgegeven vanwege aanhoudende uitdagingen³.

Organisaties hebben de voordelen van effectief informatiemanagement nog niet volledig omarmd. 28% van de IT-leiders vult nog steeds handmatig gestandaardiseerde organisatiedocumenten in, en 26% van de werknemers krijgt te maken met fouten of inconsistenties tegen die worden veroorzaakt door datasilo's⁴. En wanneer meer dan 25% van de werknemers wordt gehinderd door slecht informatiemanagement, is het duidelijk dat het automatiseren van die processen een prioriteit moet zijn voor IT-besluitvormers⁵.

Een digitale transformatietraject beginnen kan lastig zijn. Zakelijk succes is echter nauw verbonden met de stroom van informatie, waardoor informatiemanagement essentieel is om de waarde ervan te benutten.

Voor velen begint beter informatiemanagement met een evaluatie van de huidige bedrijfsprocessen en de informatieworkflows waarop deze processen steunen. Dit geeft organisaties inzicht in waar er onbenut potentieel is. Uit gegevens van Canon-onderzoek naar informatiemanagement blijkt dat een aanzienlijk aantal organisaties zich in deze positie bevindt⁶.

Goed informatiemanagement helpt organisaties om informatie op te schonen en te analyseren, waardoor ze kunnen bepalen welke tools het meest effectief zullen zijn in hun unieke situatie. Dat leidt tot gefundeerde beslissingen over investeringen voor leidinggevenden en helpt organisaties ook om oplossingen af te stemmen op hun behoeften.

De voordelen zijn aanzienlijk: intelligente informatiemanagementsystemen kunnen routinematige taken automatiseren, de nauwkeurigheid van informatie verbeteren en de besluitvorming verbeteren. Dit is de toekomst van informatiemanagement. Dit moet echter zorgvuldig worden opgebouwd om het volledige potentieel te benutten.

Investeren in slim informatiemanagement gaat niet alleen over het vereenvoudigen van de bedrijfsvoering. Naarmate organisaties meer systemen integreren en meer gegevens genereren, groeit de behoefte aan een diepere integratie die complexere technologieën kan ondersteunen.

Organisaties zijn begonnen hun processen te herontwerpen en toekomstbestendig te maken met opkomende technologieën zoals big data en AI. Om de waarde van deze investeringen te maximaliseren, moeten ze zorgen voor goede toegang tot en effectief gebruik van hun gegevens.

Het is een combinatie van deze factoren die het succes bepaalt van de digitalisering en automatisering van informatie binnen organisaties. Daarom zijn goede procedures op het gebied van informatiemanagement cruciaal. Het is van het grootste belang dat leidinggevenden toegang hebben tot informatie binnen hun organisatie om te begrijpen waar opkomende technologieën de meeste waarde kunnen leveren, naadloze integratie kunnen garanderen en de betrouwbare en actuele informatie kunnen genereren die nodig is om AI en big data-technologie te ondersteunen.

Informatie wordt alleen maar belangrijker voor organisaties. Door nu robuust informatiemanagement te implementeren, scheppen organisaties de randvoorwaarden voor het verbeteren van operationele efficiëntie en het leveren van een betere klantervaring in de toekomst. Gegevens zijn een tool die organisaties moeten gebruiken om zich te onderscheiden, sneller te groeien en nieuwe waarde te ontdekken.