ARTIKEL

Uw weg vinden met de veranderende rol van inkoopnaleving

Hoe u gelijke tred kunt houden met de inkoopwetgeving

Download het rapport

Strategieën om de toenemende uitdagingen van regelnaleving bij P2P aan te gaan

Lees de handleiding van Canon om uw bedrijf transparant, verantwoordelijk en veilig te maken

Download het rapport

Man presents financial information to meeting

Het dilemma op het gebied van financiële naleving: AVG en meer

Als gevolg van het hoge tempo van verandering waarmee moderne financiële afdelingen te maken hebben, wordt innovatie, zoals automatisering en kunstmatige intelligentie, steeds meer deel van een traditioneel analoog bedrijfsonderdeel. In combinatie met de veranderende wet- en regelgeving kan het handhaven van naleving in samenhang met technologische innovatie een uitdaging vormen, omdat bedrijven het tempo van digitale verandering willen verhogen.

In de financiële sector is naleving van oudsher gericht op intern beleid en de voorgeschreven processen, waarbij bedrijven pragmatische controlemechanismen implementeren om ervoor te zorgen dat beslissingen over aankopen in het belang van hun organisatie worden genomen. Tegenwoordig zijn er echter steeds meer externe factoren die invloed hebben op de naleving van de regelgeving. Of het nu gaat om de recente invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), of om andere wetten inzake omkoping, moderne slavernij of de verplichting om betalingsvoorwaarden te melden, er zijn steeds meer uitdagingen wat betreft de regelnaleving waarmee de inkoop- en financiële afdelingen rekening moeten houden.

De uitdaging voor financiële teams overal ter wereld is dat nieuwe, digitale veranderingen in de wetgeving, zoals AVG, zijn geïntroduceerd in een werkomgeving die vaak nog steeds afhankelijk is van traditionele, op papier gebaseerde workflowmethoden. Sterker nog, 66%[1] van de financiële professionals zegt dat ze meer gebruikmaken van papier dan enig ander onderdeel van de organisatie.

Maar of een financiële afdeling nu volledig geautomatiseerd is of achterligt op de digitale transformatiecurve, de efficiënte inkoop van goederen en diensten is een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering. Naleving van wetgeving kan en mag het bedrijfsproces daarom niet belemmeren. Naleving moet de wijze waarop inkoop wordt uitgevoerd gewoon beschermen, het proces robuuster maken en de veiligheid van alle betrokken partijen garanderen.

Person looking at map on mobile phone

De 3-weg afstemmingsoplossing

Inkoop is tegenwoordig dan ook duidelijk geen eenvoudige zaak. Het principe van effectieve inkoop kan echter worden herleid tot een proces met drie fasen. Dit proces onderzoekt drie belangrijke documenten die betrokken zijn bij het inkoopproces en beslaat het volledige verantwoordelijkheidstraject, waarbij eventuele afwijkingen gemarkeerd worden zodat bedrijven niet te veel betalen voor niet-geleverde artikelen of diensten. Het is een manier voor financiële afdelingen om ervoor te zorgen dat betalingen volledig en correct zijn.

Het proces van 3-weg factuurafstemming komt neer op het vergelijken van informatie in een inkooporder (PO), een ontvangstbon voor goederen (GRN) en een factuur. Als dit handmatig wordt gedaan, kan het een behoorlijk langdurig proces zijn. Daarom kiezen veel bedrijven ervoor het proces te automatiseren om de verwerkingstijd in de crediteurenadministratie (AP) te verkorten en waardevolle inzichten te verschaffen over naleving van de levering en prijsstelling door leveranciers.

Effectieve garantie van naleving

Voor veel organisaties is het naleven van de wetgeving in de branche meer dan een administratieve formaliteit. Het geeft blijk van een robuust proces dat essentieel is voor efficiëntie. Het introduceren van digitale en procesautomatiseringstechnologieën kan het inkoopproces niet alleen efficiënter en transparanter, maar ook verantwoordelijker en veiliger maken.

Naleving van wet- en regelgeving moet een trigger zijn voor betere besluitvorming binnen het inkoopproces. In het licht van de bewering van het Chartered Institute of Procurement and Supply dat organisaties meer dan twee derde van hun omzet aan inkoop kunnen besteden, kunnen zelfs kleine verbeteringen in het proces een grote impact hebben op het gehele bedrijf, niet alleen op de financiële afdeling.

Ontdek hoe u uw bedrijf transparant, verantwoordelijk en veilig kunt maken

Gerelateerde oplossingen

Ontdek meer

Ontdek hoe u gelijke tred houdt met de nalevingsregels

Praat met een specialist van Canon