Verdrinken in gegevens: waarom financiële teams anders naar informatiemanagement moeten kijken

Hoewel digitale transformatie veel gebieden binnen organisaties heeft hervormd, blijven financiële activiteiten - met name de crediteurenadministratie - vaak achter. Handmatige gegevensinvoer, gefragmenteerde goedkeuringsprocessen en slechte systeemintegratie blijven aanzienlijke knelpunten. Financieel managers erkennen de voordelen van automatisering, maar de implementatie blijft inconsistent, waarbij veel teams hun workflows slechts gedeeltelijk automatiseren.

Uit het nieuwste Accounts Payable Automation Trends Report¹ bleek dat hoewel de meeste organisaties de behoefte aan automatisering erkennen, 74% nog steeds werkt met slechts gedeeltelijk geautomatiseerde crediteurenprocessen. Dat moet veranderen. Voor financiële teams kan het ontmoedigend zijn om een groot deel van hun werkweek aan administratie te besteden. En financieel managers moeten laten zien dat de afdeling niet alleen een kostenplaats is, maar ook cruciaal is voor slimme planning, strategie en op gegevens gebaseerde besluitvorming op het hoogste organisatieniveau.

Meer dan een vijfde van de crediteurenteams ligt maanden achter als het gaat om factuurverwerking². En dat is belangrijk, want in de huidige, veranderlijke bedrijfsomgeving vormt weten hoeveel geld het bedrijf verschuldigd is - en wanneer het moet worden betaald - de basis voor financiële flexibiliteit. In onzekere tijden kunnen organisaties met een laag cashflowinzicht mogelijk niet reageren op marktveranderingen en kan het lastig zijn om krediet te verkrijgen op gunstige voorwaarden³ .

Financieel managers zullen verstrekkende strategische voordelen zien van de overstap naar een financiële afdeling met digitale prioriteit, zoals betere compliance en lagere kosten, terwijl ze tegelijkertijd hun hooggekwalificeerde financiële professionals in staat stellen om te werken aan waardevollere langetermijnplanning, in plaats van handmatig gegevens in te voeren.

Voor organisaties die financiële activiteiten nog steeds handmatig beheren, doemen in elke fase inefficiënties op. Facturen worden in meerdere indelingen ontvangen - sommige digitaal, sommige nog steeds op papier - waarbij handmatige gegevensinvoer vereist is voordat ze kunnen worden verwerkt. Goedkeuringsworkflows zijn vaak traag en gefragmenteerd, wat leidt tot vertragingen, gemiste betalingen en gespannen relaties met leveranciers. En deze uitdagingen zijn vaak nog maar het topje van de ijsberg.

Volgens het AP Trends Report wordt 60% van de facturen nog steeds handmatig ingevoerd in ERP- of boekhoudsystemen, en besteedt 52% van de professionals meer dan tien uur per week aan factuurverwerking. Deze inefficiënties verspillen tijd en veroorzaken aanzienlijke stress bij financiële teams; 64% van de respondenten noemt slechte processen als hun grootste uitdaging.

Ook compliance wordt steeds complexer. Volgens onderzoek⁴ zijn de boetes in verband met regelgeving op het gebied van Know Your Customer (KYC) en Client Lifecycle Management (CLM) de afgelopen jaren met 53% gestegen. Zonder gestructureerde processen voor informatie- en financieel management om te voldoen aan het voortdurend veranderende regelgevingslandschap, stellen organisaties zichzelf bloot aan onnodige financiële en reputatierisico's.

Organisaties die moderne technologie binnen de financiële afdeling hebben geïmplementeerd, floreren echter. Uit onderzoek van Ardent Partners⁵ blijkt dat de beste automatisering van de crediteurenadministratie een besparing oplevert van 79,5% op de factuurverwerkingskosten en dat een derde minder medewerkers nodig is om crediteurenworkflows te beheren dan gemiddelde uitvoerders.

Financieel managers kennen de knelpunten. Maar het oplossen hiervan vraagt meer dan stapsgewijze systeem- en procesverbeteringen. Het vereist een fundamentele verandering in de manier waarop financiële informatie wordt beheerd, toegankelijk is en wordt verwerkt. Kortom, het vraagt om slimmer informatiemanagement.

Organisaties die hun benadering van informatiemanagement moderniseren, kunnen transformatieve voordelen behalen. Maar hoe ziet dit er in de praktijk precies uit?

Organisaties moeten financiële workflows digitaliseren, de goedkeuring van facturen automatiseren en financiële documenten centraliseren. Hierdoor krijgen ze meer controle, verlagen ze de kosten en krijgen financiële teams de vrijheid om zich te concentreren op waardevollere taken.

Een van de meest opvallende effecten is de verwerkingssnelheid van facturen. Het onderzoek van Ardent toont aan dat organisaties met een geautomatiseerde crediteurenadministratie facturen 81% sneller verwerken, waardoor de gemiddelde facturatiecyclus wordt verkort van meer dan 10 tot slechts 3 dagen bij goed presterende financiële afdelingen.

Naast operationele efficiëntie verbetert een gestructureerde benadering van informatiemanagement ook de financiële nauwkeurigheid en zichtbaarheid. Uit het AP Automation Trends-onderzoek is gebleken dat organisaties met volledig gedigitaliseerde workflows voor de crediteurenadministratie verwerkingsfouten met 73% verminderen en een verbetering van de nauwkeurigheid van de financiële rapportage met 40% ervaren. Dankzij dit niveau van nauwkeurige transparantie kunnen financieel managers gegevensgestuurde beslissingen nemen, werkkapitaal optimaliseren en de financiële controle versterken.

Voor veel financiële teams kan de overstap naar een volledig gedigitaliseerde, geautomatiseerde financiële workflow een afschrikwekkende uitdaging lijken. Voor het loslaten van handmatige processen en verouderde systemen is echter wel meer nodig dan alleen het selecteren van de juiste technologie. Het vereist een gestructureerde, gefaseerde aanpak die is afgestemd op de organisatiedoelen, risico's beperkt en een naadloze implementatie garandeert.

De overstap naar een digitaal volwassen financiële functie vindt niet in één dag plaats. Maar met een stappenplan kunnen financiële teams de overlast beperken, het rendement op investeringen (ROI) versnellen en een basis leggen voor succes op de lange termijn.

• Stap 1: inefficiënties identificeren in financiële processen en de crediteurenadministratie
Alvorens technologie te implementeren, moeten organisaties bestaande workflows en activiteiten controleren, en inefficiënties in kaart brengen, zoals langzame goedkeuringen, handmatige gegevensinvoer en slecht inzicht in financiële zaken.

• Stap 2: de juiste oplossingen en aanbieders kiezen
Organisaties moeten prioriteit geven aan oplossingen en aanbieder die het beste passen bij hun interne uitdagingen. Gebieden zoals factuurverwerking, automatisering van contractmanagement en oplossingen voor digitale postverwerking zijn algemene uitgangspunten. Aanbieders van oplossingen met ervaring op deze gebieden automatiseren niet alleen de belangrijkste financiële processen, maar bieden doorgaans ook integratie met ERP- en financiële systemen om cruciale realtime toegang tot financiële gegevens in het hele bedrijf mogelijk te maken.

• Stap 3: de implementatie in fasen uitvoeren
De meest succesvolle digitale transformaties beginnen vaak met de aanpak van gebieden met een hoge impact. Veel organisaties automatiseren eerst de factuurregistratie en goedkeuringsworkflows, en breiden vervolgens uit naar andere gebieden. Deze gefaseerde aanpak zorgt voor een soepele overgang en een snel rendement op de investering.

• Stap 4: teams trainen en verandermanagement stimuleren
De realiteit is dat automatisering van financiën slechts zo effectief is als de teams die deze gebruiken. De Association for Intelligent Information Management (AIIM)⁶ meldt dat organisaties die investeren in gestructureerde training en verandermanagement een 25% hoger succespercentage zien in de implementatie van systemen. Daarom is het essentieel voor succes op de lange termijn dat financiële teams de digitale workflows volledig begrijpen en omarmen.

• Stap 5: bewaken, optimaliseren en schalen
Door gebruik te maken van realtime analysedashboards kunnen financiële teams verbeteringen in de factuurcyclustijden, foutreductie en complianceniveaus bijhouden. Deze prestatiegegevens helpen bij het verder verfijnen van workflows, zodat processen in de loop van de tijd voortdurend worden verbeterd.

Voor financiële teams draait de overstap naar slimmer informatiemanagement niet alleen om efficiëntie, maar ook om veerkracht, controle en de mogelijkheid om zich aan te passen aan een steeds complexer financieel landschap. Naarmate organisaties blijven schalen, zijn handmatige workflows, verspreide financiële gegevens en compliancerisico's gewoonweg onhoudbaar.

Het is tijd dat financiële afdelingen hun plaats aan de top innemen. Waar een belangrijke zakelijke beslissing ook wordt genomen, vooruitstrevende financiële leiders zijn er om gegevensgestuurde inzichten en strategische advies te bieden, waaruit blijkt dat hun waarde veel verder gaat dan het bieden van een eenvoudige boekhoudservice.