Volwassenheid van automatisering: De perceptiekloof voor digitale automatisering dichten

Om in de huidige wereld te kunnen groeien, moeten organisaties de productiviteit en groei consistent stimuleren door de efficiëntie te verhogen en de kosten te verlagen. Velen denken het antwoord op deze balanceertruc te hebben gevonden: geautomatiseerd documentbeheer.

Door informatie-intensieve processen te automatiseren, verwachten organisaties een hogere productiviteit en een hoger rendement. Ondanks hun enthousiasme voor automatisering en de voordelen ervan halen organisaties echter niet al het mogelijke eruit.

Uit nieuw onderzoek van Canon blijkt dat IT-besluitvormers vaak een optimistischer beeld hebben van hun informatieautomatiseringstraject dan de realiteit laat zien¹ . Hoewel 78% denkt dat hun organisatie al ver ontwikkeld is op het gebied van informatiebeveiliging en digitale processen², rapporteert slechts de helft dat enkele van de meest elementaire vormen van automatisering worden geïmplementeerd, zoals automatische toegangsrechten voor documenten. Nog minder rapporteren meer geavanceerde vormen gerapporteerd, zoals Robotic Process Automation (RPA) en geautomatiseerde klantcommunicatieprocessen.

Om deze perceptiekloof te dichten, dienen organisaties een holistische aanpak te hanteren voor de integratie van digitale automatisering in volledige bedrijfsprocessen en workflows, niet alleen voor specifieke functies. Op die manier kunnen leiders voordelen ontgrendelen die veel verder gaan dan het verbeteren van de dagelijkse productiviteit. Ze kunnen veerkracht opbouwen en strategische voordelen ontgrendelen op de lange termijn. De uitdaging om deze perceptiekloof te overwinnen ligt in het omzetten van potentiële winsten naar zakelijke realiteit.

Uit onderzoek van Canon blijkt dat 99% van de IT-besluitvormers die in verschillende mate geautomatiseerd informatiebeheer gebruikt, aangaf hier merkbare voordelen van te zien ² . Wanneer er genoeg routineprocessen worden uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde tools die workflows stroomlijnen en repetitieve taken beheren, kunnen organisaties de druk op werknemers verminderen en tijd vrijmaken om zich te concentreren op meer lonend werk.

Als werknemers in de financiële sector bijvoorbeeld geen tijd meer hoeven te besteden aan het matchen van facturen met inkooporders, kunnen ze die tijd richten op het optimaliseren van uitgaven en het controleren van leveranciers. Dit leidt tot organisatorische voordelen op de lange termijn, waarbij bijna een derde van de IT-besluitvormers de strategische voordelen van digitale automatisering meldt.

Er is ook een onbenutte kans om groei en betere bedrijfsprestaties te realiseren. Ondanks een lager gebruik van geautomatiseerde klantcommunicatie was een verbeterde klantervaring opvallend genoeg een van de belangrijkste voordelen van automatisering die IT-managers noemden. Door geautomatiseerde systemen toe te passen op communicatieprocessen van klanten, kunnen snellere, consistentere en meer gepersonaliseerde communicatie worden bereikt via de voorkeurskanalen van klanten. Het risico op inbreuken op de regelgeving als gevolg van onnauwkeurigheden is ook kleiner, wat belangrijk is voor het consumentenvertrouwen.

Automatisering is niet alleen een tijd- en kostenbesparende keuze. De voordelen zijn veel breder dan dat. Maar waarom passen IT-managers zich zo langzaam aan terwijl er veel te winnen is bij het automatiseren van informatie-intensieve processen?

Oplossingen voor informatieautomatisering zijn schaalbaar, wat betekent dat ze kunnen worden geïntroduceerd voor de kleinste projecten of voor volledige workflows. Hoe breder de toepassing, hoe beter de resultaten. Toch hebben veel bedrijven moeite om over te stappen op geavanceerde digitale automatisering vanwege problemen met de implementatie en complexiteit. Eén op de tien IT-besluitvormers meldt zelfs dat zij in de afgelopen twee jaar een implementatieproject volledig hebben afgebroken ⁴ .

Hoe complexer de implementatie, hoe lager de acceptatie. Het implementeren van nieuwe geautomatiseerde toepassingen is niet alleen een uitdaging, maar er zijn ook problemen met het succesvol integreren van technologie met bestaande systemen. Daarom gaven IT-besluitvormers de hoogste prioriteit aan compatibiliteit tijdens het inkoopproces. Dit is geen verrassing, omdat uit ons onderzoek blijkt dat 28% van de IT-besluitvormers compatibiliteitsproblemen heeft gemeld in hun laatste technologische implementatie, waarbij nog eens 23% meldt dat de functionaliteit van de geïnstalleerde technologie niet voor het doeleinde was. Deze prioriteit lag nog hoger dan de kosten of andere technologische aspecten, en benadrukt hoe moeilijk het kan zijn om nieuwe systemen in een bestaande IT-omgeving te integreren.

IT-besluitvormers begrijpen dat moderne digitale oplossingen nodig zijn bij het realiseren van efficiëntie en omzetgroei en het beperken van beveiligingsrisico's. Maar als ze te maken krijgen met complexe integratie- en compatibiliteitsproblemen, lijken die voordelen heel ver weg.

Om de uitdagingen op het gebied van compatibiliteit en integratie te overwinnen, moeten organisaties zorgvuldige stappen ondernemen. Voor sommigen beperkt het overschatten van de voortgang van hun eigen geautomatiseerde informatiemanagementprocessen hun vermogen om de vruchten te plukken van geavanceerde oplossingen.

De juiste partner is misschien wel de belangrijkste factor voor een succesvolle integratie van oplossingen. Iedereen weet dat IT-besluitvormers te maken hebben met een enorme hoeveelheid eisen en druk in hun dagelijkse werk. Nu IT-managers steeds complexere informatiemanagement-systemen willen integreren, is het essentieel om de juiste partner te vinden. Uit onderzoek van Canon blijkt dat projecten met volledige samenwerking tussen een bedrijf en derden, in tegenstelling tot projecten waarbij de derde partij alleen betrokken was bij de eerste fase of implementatie, tot de grootste kans op succes leidt.

Om de voordelen van digitale automatisering te realiseren en de perceptiekloof daadwerkelijk te dichten, hebben organisaties een ervaren buitenstaander nodig - iemand met de benodigde afstand en expertise om de potentiële voordelen van automatisering binnen elke unieke organisatie te identificeren en, nog belangrijker, om de implementatie te waarborgen.