Wie het kleine niet eert: waarom elke minuut telt als het gaat om productiviteit

Niemand verspilt graag tijd. Of u nu als medewerker de taken op uw takenlijstje wegwerkt of een eigenaar bent van een bedrijf voor wie tijd geld is. Sinds de introductie van digitale technologieën is de snelheid waarmee we kunnen werken drastisch toegenomen. We kunnen tenslotte met één muisklik met elkaar communiceren. Maar technologie gaat soms gepaard met problemen en inefficiëntie.

Uit nieuw onderzoek¹ blijkt dat medewerkers dagelijks gemiddeld 46 minuten werktijd verliezen aan trage technologie. Een op de vijf medewerkers geeft toe dat ze door langzame technologie minder geconcentreerd zijn. Als deze problemen regelmatig voorkomen, kan dit zelfs leiden tot het weglopen van personeel; één op de tien medewerkers geeft aan dat ze hun baan willen opzeggen vanwege terugkerende software- en computerproblemen². Technologie moet werkzaamheden ondersteunen en mogelijk maken, niet hinderen.

Een van de belangrijkste uitdagingen bij het investeren in technologie die de productiviteit op de werkplek moet verbeteren, is het vinden van de balans tussen functies en mogelijkheden enerzijds en de gebruikerservaring anderzijds. Het is essentieel om niet te vergeten dat het mensen zijn die met deze systemen moeten werken. Dus zelfs als een softwareprogramma of apparaat het best verkrijgbare product op de markt is, betekent dit niet automatisch dat hiermee de gewenste hoge productiviteit wordt behaald. Als medewerkers moeite hebben met het gebruik van de technologie op de werkplek, dan verspillen ze kostbare tijd aan het uitzoeken van de werking. Of ze mijden deze technologie zelfs volledig en kiezen alternatieven waarmee ze meer ervaring hebben of grijpen terug op inefficiënte, verouderde handmatige processen.

Dit komt naar voren uit onderzoek waaruit blijkt dat bijna driekwart van de medewerkers informatie deelt met collega's en 60% met personen buiten de organisatie, via niet-conforme, niet door hun organisatie verstrekte tools voor het delen van bestanden³. Hiermee riskeert een organisatie niet alleen teruglopende productiviteit met betrekking tot de dagelijkse activiteiten, maar neemt het risico op gegevensverlies en beveiligingslekken toe, met ernstige gevolgen voor de organisatie. Bruikbaarheid op basaal, intuïtief niveau moet voor elke nieuwe of opkomende technologie het belangrijkste kenmerk zijn.

Dit is belangrijker dan ooit tevoren in de huidige, snel veranderende werkomgeving waarin organisaties steeds vaker kiezen voor hybride werkvormen. Deze nieuwe werkwijzen veranderen de manier waarop medewerkers omgaan met kantoorapparatuur, en waarop organisaties dus hun aandacht moeten richten als ze gaan investeren. Als organisaties een werkvorm hanteren waarbij medewerkers voornamelijk vanuit huis werken, is de kans groot dat een medewerker naar kantoor komt om werkzaamheden uit te voeren die vanuit huis niet mogelijk zijn, zoals een fysieke ontmoeting of het gebruik van specialistische hardware. Daarom is het belangrijk dat kantoortechnologie medewerkers in staat stelt deze taken zo efficiënt mogelijk uit te voeren, zodat ze productief zijn gedurende de tijd die ze op kantoor doorbrengen.

Daarnaast is service en ondersteuning een belangrijke overweging. Als organisaties minder personeel op kantoor laten werken, is de kans ook kleiner dat er IT-ondersteuning beschikbaar is om eventuele problemen op te lossen. En daarom moet alle technologie betrouwbaar zijn en moeten technische problemen worden voorkomen, waardoor medewerkers op locatie niet productief zijn. Met dat in het achterhoofd kunnen organisaties overwegen om te investeren in minder apparaten, die wel geavanceerder zijn en die een betere productiviteit en betrouwbaarheid bieden.

Natuurlijk is het dankzij connectiviteit dat de hybride werkvorm, waarbij een aantal mensen op kantoor en een aantal thuis werkt, effectief kan zijn. Kantoortechnologie, zoals printers en MFP's, moeten efficiënte connectiviteit tussen alle medewerkers mogelijk maken, waar ze ook vandaan werken, zonder lastige processen of onbetrouwbare resultaten. Kortom: deze systemen dienen zodanig worden ontworpen dat operators minder tijd kwijt zijn aan de bediening ervan, zodat ze meer tijd kunnen besteden aan het uitvoeren van taken om de productiviteit te stimuleren.

Canon's nieuwste generatie print- en scanapparatuur voor de kantooromgeving is ontworpen voor het verbeteren van de productiviteit binnen organisaties, en het bieden van gebruiksgemak, betrouwbaarheid en connectiviteit die in de huidige mix van traditionele, externe en hybride werkvormen vereist is. De onlangs door Canon geïntroduceerde imageRUNNER ADVANCE DX C5800- en imagePRESS C170-serie combineren alle functies die van moderne kantoorapparatuur worden verlangd.

Deze nieuwe machines zijn met name gericht op productief en efficiënt kantoorgebruik door hoge print- en scansnelheden en geautomatiseerde workflowmogelijkheden te combineren met gebruiksgemak, voor moeiteloze productiviteit. Met de aanvullende mogelijkheid om hoogwaardige creatieve formats te produceren met de imagePRESS C170-serie, kunt u dankzij Canon in-huis voldoen aan alle productiebehoeften op efficiënte wijze. Als vertrouwd leverancier belooft Canon tegelijkertijd de betrouwbaarheid die u nodig hebt om uw medewerkers aan het werk te houden.

Wilt u meer weten over hoe Canon's imageRUNNER ADVANCE DX C5800- en imagePRESS C170-serie productiviteit op kantoor kunnen ondersteunen? Klik hier