Canon levert al dertig jaar hardware en software aan het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). Namens de Nederlandse overheid voert UWV sociale- en werknemersvoorzieningen uit, waaronder het beheren van werk- en uitkeringsgegevens, het beoordelen van de ziekte en arbeidsvermogen van burgers, en het uitbetalen van werknemersverzekeringen.
Als uitvoeringsinstantie die verantwoordelijk is voor de landelijke uitvoering van werknemersverzekeringen, speelt UWV een cruciale rol in het garanderen dat 1,2 miljoen gezinnen de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben. UWV verstuurt momenteel meer dan 60 miljoen berichten per jaar naar burgers. Het is daarom essentieel dat de organisatie duidelijk en efficiënt kan communiceren met ontvangers, vooral over wetswijzigingen die hun leven zullen beïnvloeden.
UWV levert op grote schaal een uitstekende klantervaring via meerdere kanalen
Doelstelling
UWV had een end-to-end beheersysteem voor klantcommunicatie nodig dat het sneller en gemakkelijker zou maken om communicatie te creëren en te personaliseren, terwijl het tegelijkertijd de kosten verlaagt.
Uitdaging
UWV stond onder druk van de overheid om meer te doen met minder middelen, en moest ervoor zorgen dat alle communicatie de snel veranderende wetgeving en beleidsupdates weerspiegelt. Bovendien moest UWV ondanks de bestaande verouderde IT-systemen digitale communicatie introduceren.
Aanpak
Canon implementeerde een ecosysteem van software- en hardwareoplossingen dat geïntegreerd kon worden met de systemen van UWV, zodat ze hun uitgaande communicatie effectief van begin tot eind konden produceren en beheren.
UWV maakt gebruik van een enorme hoeveelheid documenttemplates. Deze zijn gekoppeld aan verschillende databases, wat betekent dat gegevens uit diverse systemen afkomstig zijn. Het ontwerpen of aanpassen van de templates vereist daarom veel technische expertise. Aan elke template moeten de juiste bijlagen worden toegevoegd en de berichten moeten in het juiste formaat via het juiste kanaal naar de ontvangers van UWV worden verzonden.
Waarom Canon?
UWV heeft voor Canon gekozen omdat:
- Vertrouwen: De samenwerking tussen Canon en UWV gaat terug tot 1991, dus de twee organisaties hadden een sterke relatie gebaseerd op vertrouwen en gedeelde expertise
- Expertise: Canon heeft tientallen jaren ervaring met het op grote schaal implementeren van klantcommunicatieoplossingen en is de industrie-expert op het gebied van procesengineering en orkestratie voor dit type oplossingen
- Support: Het supportteam van Canon beschikt niet alleen over de technische expertise om de oplossingen die UWV nodig heeft te produceren en leveren, maar ook om deze namens UWV te beheren
Aanpak
Holistische Customer Communications Oplossing
Canon heeft een ecosysteem van technologieën geïmplementeerd om UWV in staat te stellen op effectieve wijze hun klantcommunicatie van begin tot eind te beheren en te produceren. Deze technologieën stelden UWV in staat om:
Personaliseren van communicatie
Met de Quadient Inspire oplossing kan UWV het personaliseren van documenten automatiseren om de actuele situatie van de burger weer te geven, zonder tussenkomst van de zakelijke gebruiker.
Sjablonen automatiseren voor meerdere kanalen
Quadient Inspire genereert uitgaande berichten automatisch zodat ze passen bij het bestemmingskanaal. Dit betekent dat UWV niet langer handmatig berichten hoeft op te maken wanneer het reageert op of contact opneemt met burgers.
Taken eenvoudig plannen en spoolen
Met het intelligente spoolmanagementsysteem PRISMAproduction kan UWV het volledige document-productieproces beheren en controleren. Met een geavanceerd, gebruiksvriendelijk dashboard kan UWV de dagelijkse taken beheren en alle printsystemen.
Betrouwbare productie van drukletters op schaal
UWV gebruikt twee Varioprint 6000-apparaten die volumes tot 10 miljoen A4-afdrukken per maand ondersteunen. Dit om te voldoen aan de grote volumes uitgaande communicatie van UWV.
Productie centraal beheren
De afdrukproductie wordt centraal beheerd via een PRISMAproduction Server, een eenvoudig workflow- en uitvoerbeheersysteem.
Beheer van de integratie
Canon hielp UWV met de integratie van Quadient Inspire, wat zorgde voor een snellere, eenvoudigere en robuustere integratie met de eigen systemen van UWV. Dit maakte het gemakkelijker om informatie uit de systemen te halen om gepersonaliseerde communicatie te ondersteunen.
Consultancy
Het consultancy team van Canon werkt met UWV volgens een vastgestelde consultatiestructuur, met wekelijkse operationele meetings en maandelijkse tactische leveranciers- en servicemeetings om de voortgang te bespreken.
Risicobeperking
Canon biedt UWV ook een bedrijfscontinuïteitscontract voor inkomende en uitgaande post. Dit is een back-up dienst om ervoor te zorgen dat deze processen direct door Canon kunnen worden overgenomen in het geval van een verstoring.
Voordelen/Resultaat
UWV maakt gebruik van een groot aantal documenttemplates die gekoppeld zijn aan verschillende databases, waardoor gegevens uit diverse systemen worden ontvangen. Het ontwerpen of aanpassen van deze templates vereist daarom veel technische expertise. Het toevoegen van de juiste bijlagen aan elke template en het verzenden van berichten naar UWV-klanten in de juiste formaten via de juiste kanalen is essentieel.
Multichannel communicatie gemakkelijker gemaakt
UWV hoeft niet langer handmatig sjablonen te maken voor de communicatie die ontworpen is voor de twee uitvoerkanalen, waardoor het eenvoudiger is om berichten af te leveren op de manier die het beste bij de klant past.
Geconsolideerde centrale repro
De consolidatie van alle hardware in één centrale repro heeft UWV geholpen de administratieve rompslomp op de werkplek te verminderen en de workflows te stroomlijnen. Dit heeft de efficiëntie en productiviteit van de werknemers verhoogd en de kans op fouten verminderd.
Meer doen met minder
Canon heeft UWV geholpen kostbare tijd te besparen en kosten te verlagen door de hoeveelheid operationele taken die door UWV-medewerkers moeten worden uitgevoerd te verminderen.
Ruimte om te groeien
De oplossingen van Canon zijn ontworpen om mee te groeien met UWV, wat betekent dat nieuwe distributiekanalen in de toekomst eenvoudig kunnen worden toegevoegd wanneer dat nodig is.
Nauwkeurig en conform
Dankzij de technologieën van Canon ontvangt de grote klantenkring van UWV communicatie die nauwkeurig, compliant en afgestemd is op de persoonlijke omstandigheden, en die tevens voldoen aan de actuele regelgeving.
Naadloze transformatie
UWV kon nieuwe mogelijkheden verwerven zonder een complex en tijdrovend proces te hoeven doorlopen van het aanpassen of ingrijpend vernieuwen van zijn bestaande systemen.
Gerelateerde producten en oplossingen
Klantcommunicatieoplossingen
Help uw klanten zich te onderscheiden in een ultracompetitieve omgeving
Automatisering van de productie van documenten
Automatiseer en centraliseer de productie van strategische documenten
Quadient inspireren
Creëer, beheer en lever consistente klantcommunicatie via alle kanalen.
Ontdek meer
Informatiemanagement in de praktijk
Informatie, integratie, innovatie: wat gebeurt er in informatiemanagement?
Om dit te weten te komen, vroegen we duizenden IT-besluitvormers uit heel Europa hoe hun zakelijke processen zich ontwikkelen, wat hun uitdagingen zijn om informatie efficiënt en veilig te beheren en met welke obstakels ze te maken krijgen bij het implementeren van nieuwe technologie.
Benut de kracht van informatie
Ontdek de tools die zorgen voor een efficiëntere en nauwkeurigere vastlegging en verwerking van gegevens.
Communicatie optimaliseren in de "Age of the Customer"
Transformeer uw technische en tactische aanpak voor de optimale klantervaring.